Máy chấm công loại nào tốt luôn là vấn đề được nhiều nhà quản lý doanh nghiệp quan tâm. Trên thị trường hiện nay, có đa dạng máy chấm công với nhiều mẫu mã, kích thước và thương hiệu khác nhau. Mỗi loại máy chấm công đều đi kèm với nhiều tính năng và công dụng khác nhau.
VietnamSmart, sau đây, sẽ chia sẻ những kinh nghiệm giúp bạn lựa chọn sản phẩm máy chấm công tốt nhất và phù hợp với từng doanh nghiệp. Để chọn được sản phẩm chất lượng, trước tiên, bạn cần hiểu về sản phẩm đó và phân loại thiết bị công nghệ này.
Giới thiệu về máy chấm công
Máy chấm công là một thiết bị công nghệ điện tử được sử dụng để ghi nhận thời gian làm việc của nhân viên. Nó giúp ghi lại các khoảng thời gian vào/ra và ca làm việc của nhân viên một cách chính xác. Máy chấm công mang lại lợi ích chuyên nghiệp cho việc quản lý, giúp tránh sai sót và tiết kiệm thời gian. Qua đó, phần mềm chấm công sẽ được sử dụng để tính lương nhân viên một cách hiệu quả.
Máy chấm công lưu trữ thông tin nhân viên bằng cách xác nhận định danh khi nhân viên chấm công trên thiết bị. Bộ phận quét sẽ ghi nhận thông tin của nhân viên và thời gian tương ứng. Điều này đã thay thế dần phương pháp chấm công thủ công và tiết kiệm thời gian làm việc. Máy chấm công được coi là một trợ thủ đắc lực cho người quản lý, giúp nâng cao tính chuyên nghiệp của đơn vị sử dụng.
Phân loại các thiết bị máy chấm công
Hiện nay, trên thị trường đang có rất nhiều thiết bị chấm công đến từ nhiều thương hiệu nổi tiếng khác nhau. Do đó dựa trên phương thức hoạt động thì máy chấm công được chia ra làm 4 loại chính. Nhưng chủ yếu sẽ dựa vào các công nghệ quét trên thiết bị chấm công để phân biệt.
Thiết bị chấm công bằng công nghệ quét tự động
- Thiết bị chấm công bằng thẻ từ: Là thiết bị chấm công dùng thẻ từ hay còn gọi là thẻ cảm ứng, mỗi chiếc thẻ từ sẽ được mã hóa một dãy số. Chiếc thẻ này sẽ được người quản lý đăng ký lên thiết bị cho các nhân viên của mình để họ có thể chấm công.
- Thiết bị chấm công thẻ giấy: hoạt động dựa trên tính năng bấm công lên thẻ giấy. Sản phẩm có giá thành rất rẻ tuy nhiên gây ra nhiều kẽ hở cho nhân viên thực hiện chấm công hộ hoặc gian lận chấm công
Thiết bị chấm công bằng công nghệ sinh trắc học
- Thiết bị chấm công bằng dấu vân tay: Là thiết bị sử dụng các dấu hiệu riêng trên vân tay để xác nhận thông tin. Các nhân viên được lấy mẫu vân tay từ trước, các mẫu vân tay được lấy này sẽ được máy lưu trữ các thông tin và quản lý. Khi chấm công nhân viên chỉ cần đặt vân tay vào máy, lúc này máy sẽ tự động quét với các mẫu vân tay đã được từ trước để xác định danh tính các nhân viên
- Thiết bị chấm công bằng khuôn mặt: Là thiết bị được sử dụng các thuật toán nhận dạng khuôn mặt để xác định thông tin danh tính các nhân viên chấm công. Các nhân viên sẽ được đăng ký khuôn mặt từ trước, các mẫu khuôn mặt này được mã hóa dưới dạng thuật toán để sao lưu trên bộ nhớ máy. Khi đang tiến hành chấm công, nhân viên sẽ được máy ảnh quét, sau đó mã sẽ được so sánh với mẫu mã hóa khuôn mặt đã được lấy trước đó để xác định danh tính của các nhân viên khi đang tiến hành chấm công.
Cách lựa chọn thiết bị sao cho hợp lý?
Để chọn được thiết bị chấm công phù hợp bạn cần hiểu rõ hơn về thiết bị. Để biết được dòng sản phẩm này có những ưu nhược điểm gì? Cũng như những yêu cầu mà đơn vị đưa ra khi lựa chọn thiết bị. Để có được sự lựa chọn tốt nhất, đáp ứng yêu cầu của nhà quản lý.
Lựa chọn thiết bị máy chấm công bằng thẻ từ
Thiết bị chấm công thẻ từ là công nghệ chấm công bằng thẻ mà không cần tiếp xúc. Khi nhân viên muốn điểm danh hoặc xác nhận ngày công thì cần quẹt thẻ hợp lệ vào đầu đọc. Các thiết bị chấm công bằng thẻ từ hiện nay rất đa dạng về các mẫu mã và tính năng, với đầy đủ các mức giá từ mức cao xuống mức thấp.
Ưu điểm
- Tích hợp với phần mềm quản lý chấm công cho việc quản lý được rõ ràng và chuyên nghiệp.
- Có bộ nhớ lưu trữ dữ liệu lớn nên rất phù hợp với các công ty có rất nhiều nhân viên.
- Tốc độ xử lý chấm công nhanh, chính xác và đạt hiệu quả cao.
- Có màn hình hiển thị các thông tin của người chấm công rất rõ ràng, chi tiết, đầy đủ và đạt độ chính xác.
- Quá trình chấm công và quản lý, giám sát các nhân viên đạt hiệu quả – khoa học hơn.
Nhược điểm
- Nảy sinh chi phí sau khi sử dụng, điển hình như việc nhân viên để quên hoặc đánh mất thẻ, làm gãy hoặc mã hóa lỗi thẻ.
- Xảy ra tình trạng chấm công hộ, không có độ trung thực khi chấm công. Gian lận chấm công hộ cho nhau, không kiểm soát được tốt khâu ra vào khi tiến hành chấm công.
Lựa chọn thiết bị máy chấm công bằng thẻ giấy
Thiết bị chấm công bằng thẻ giấy là loại thiết bị chấm công bằng cơ học. Khi nhân viên điểm danh thì chấm công bằng cách phải dùng thẻ giấy. Khi chấm công bằng thẻ giấy, thiết bị chấm công sẽ xuất mốc thời gian (ngày, giờ và phút) in trên thẻ giấy. Đến khi tổng kết cuối tháng, nhân viên sẽ phải nộp lại những thẻ giấy cho người quản lý. Người quản lý sẽ phải tổng hợp được tất cả các mốc thời gian trên thẻ để thực hiện chấm công cho nhân viên
Ưu điểm
- Phù hợp để sử dụng cho các công ty có quy mô nhỏ hoặc công ty có ít nhân viên.
- Các mốc thời gian chấm công rất nhanh chóng và chính xác.
- Giá thành cho thiết bị máy khá rẻ tiền, độ bền cũng rất cao, ít hỏng hóc khi vận hành và sử dụng.
Nhược điểm
- Người quản lý phải tổng hợp các thông tin cũng như các dữ liệu một cách thủ công bằng sức người.
- Chấm công bằng thẻ giấy khi sử dụng rất dễ làm mất thẻ hoặc rách thẻ
- Nhân viên phải thường xuyên mang theo thẻ khi đi làm, do vậy mà dẫn đến tình trạng xảy ra chấm công hộ và gian lận chấm công.
Lựa chọn thiết bị máy chấm công bằng vân tay
Thiết bị chấm công bằng vân tay là thiết bị chấm công bằng công nghệ sinh trắc học. Dùng chính các mẫu vân tay của nhân viên để tiến hành xác nhận thông tin. Thiết bị chấm công bằng vân tay sẽ ghi lại một cách rất khách quan. Và rất chính xác để tối ưu giờ giấc của nhân viên công ty.
Ưu điểm
- Thiết bị chấm công nhanh chóng và chính xác, không phát sinh các chi phí khi đang sử dụng.
- Có bộ nhớ lưu trữ khá lớn, nên phù hợp nhiều mô hình quản lý khác nhau. Ví dụ như: Công ty, các văn phòng, các cơ quan công quyền của nhà nước…
- Không xảy ra việc chấm công hộ và gian lận chấm công của các nhân viên dưới các hình thức.
- Cơ chế hoạt động chấm công rất linh hoạt và ổn định, chính xác và đạt hiệu quả cao.
Nhược điểm
- Không thích hợp để sử dụng ở những nơi nhân viên phải làm việc với dầu mỡ hay hóa chất.
- Có tốc độ xử lý chấm công chậm hơn 2 dòng thiết bị máy chấm công thẻ giấy và thiết bị máy chấm công thẻ từ.
Lựa chọn thiết bị máy chấm công bằng khuôn mặt
Là thiết bị chấm công tiên tiến nhất nhất hiện nay trên thị trường. Được ứng dụng được ở mọi nơi theo nhiều lĩnh vực làm việc khác nhau. Dựa trên công nghệ sinh trắc học khuôn mặt để xác nhận danh tính nhân viên. Các thuật toán tối cao sẽ giải thuật một cách hiệu quả. Đem lại sự chuẩn xác cũng như hiệu quả nơi làm việc
Ưu điểm
- Tính năng bảo mật thông tin rất cao và hạn chế các tình trạng chấm công hộ và gian lận khi chấm công.
- Khả năng lưu trữ được nhiều thông tin với bộ nhớ làm việc lơn.
- Tích hợp được nhiều tính năng hiện đại và có tốc độ xử lý chấm công nhanh.
- Tiên tiến hơn các loại máy chấm công thông dụng
Nhược điểm
- Thiết bị chấm công bằng khuôn mặt có giá thành khá cao. Trung bình, một chiếc máy có giá bán giao động từ 4 – 10 triệu đồng, cao hơn rất nhiều so với các dòng sản phẩm máy chấm công thông thường khác.
Tiêu chí đánh giá máy chấm công loại nào tốt
Có rất nhiều tiêu chí để đánh giá một máy chấm công tốt. Dưới đây là những yếu tố quyết định chất lượng của một thiết bị chấm công, qua đó giúp người dùng lựa chọn được loại phù hợp nhất.
Công nghệ chấm công
Công nghệ tích hợp trên máy chấm công là yếu tố quan trọng và ảnh hưởng đến hiệu quả sử dụng. Cần lựa chọn máy chấm công phù hợp với từng mô hình công ty:
- Máy chấm công thẻ từ: Phù hợp cho các nhà xưởng và cơ sở sản xuất với số lượng nhân công lớn.
- Máy chấm công giấy: Dành cho doanh nghiệp quy mô nhỏ không yêu cầu độ chính xác cao.
- Máy chấm công vân tay: Sử dụng cho văn phòng và doanh nghiệp quy mô vừa.
- Máy chấm công nhận diện khuôn mặt: Phù hợp cho các đơn vị yêu cầu bảo mật cao và kiểm soát an ninh.
Chức năng của máy
Người quản lý cần lựa chọn máy chấm công phù hợp với các tính năng thông dụng hoặc nâng cao của thiết bị, tùy thuộc vào mô hình công ty và nhu cầu sử dụng.
Hơn thế nữa thiết bị máy chấm công còn có thể kết hợp với các thiết bị kiểm soát an ninh khác. Ví dụ như: Cổng xoay, Flap Barrier, Swing Barrier, cổng đo thân nhiệt… Ngoài ra còn có thể kết hợp với hệ thống chuông báo động công nghệ khác nữa.
Dung lượng bộ nhớ thiết bị
Cần xem xét số lượng nhân viên của công ty để lựa chọn máy chấm công với dung lượng bộ nhớ phù hợp, giúp giảm thiểu chi phí phát sinh sau khi mua máy.
Kiểu kết nối và vận hành
Dựa trên các thông số kỹ thuật và các tính năng công nghệ nổi bật. Mà người quản lý có thể kết nối và vận hành chuyển đổi sao cho hợp lý nhất. Để thiết bị máy chấm công có thể phát huy hết các tính năng công nghệ mà nhà sản xuất tích hợp. Để có thể giúp bạn kiểm soát nhân viên của mình một cách chắc chắn và hiệu quả nhất.
Thiết kế và kích thước
Hiện nay, trên thị trường đa số các thiết bị chấm công đều có thiết kế rất đẹp. Với nền công nghệ hằng ngày được thay đổi và cải tiến. Thì đòi hỏi các nhà sản xuất phải thường xuyên nâng cấp và cải thiện thiết bị của mình. Như vậy sẽ khiếu thiết bị có những thiết kế bắt mặt phù hợp với các kiểu cách sử dụng của mỗi mô hình doanh nghiệp.
Thương hiệu và giá thành
Người quản lý hãy ưu tiên hàng đầu là các dòng máy chấm công uy tín, từ các thương hiệu lớn trên thị trường. Các thương hiệu lớn này sẽ đáp ứng độ uy tín, độ hiệu quả, tốc độ nhanh, tính năng, độ bền. Hơn thế nữa, các chính sách bảo hành ổn định, hiệu quả lâu dài. Hiện nay các dòng máy chấm công thông thường giao động khoảng giá từ 3 đến 5 triệu đồng. Loại có tính năng công nghệ cao hơn sẽ có giá khoảng 10-15 triệu đồng.
Máy chấm công hãng nào tốt?
VietnamSmart xin giới thiệu đến khách hàng 1 vài thương hiệu nổi tiếng về máy chấm công. Đều là những thương hiệu lớn về công nghệ với nhiều sản phẩm chất lượng. Sâu đây là 1 vài thương hiệu máy chấm công loại tốt mà chúng tôi cung cấp.
Máy chấm công Ronald Jack
Máy chấm công Ronald Jack là 1 trong những thương hiệu máy chấm công uy tín trên toàn thế giới. Hãng Ronald Jack cung cấp nhiều thiết bị chấm công với đủ các kiểu cách về công nghệ. Từ giá rẻ đến những sản phẩm có giá thành cao cấp. Thiết kế của thiết bị chấm công của hãng thường có dung lượng bộ nhớ lớn. Kết hợp với Sensor cảm biến giúp nâng cao chất lượng. Do đó mà tốc độ chấm nhanh chóng, đáp ứng nhu cầu sử dụng lớn của doanh nghiệp. Hệ thống vi xử lý tốc độ cao, chip Intel xử lý của Mỹ.
Sản phẩm được tích hợp nhiều tính năng cao cấp và đa dạng, quản lý vận hành dễ dàng qua các kết nối Internet. Đây được coi giải pháp quản lý rất tối ưu cho doanh nghiệp. Thiết kế thời trang và rất sang trọng được yêu thích.
Máy chấm công Wise Eye
Máy chấm công Wise Eye là dòng thiết bị chấm công chuyên nghiệp trong lĩnh vực chấm công và kiểm soát nhân viên cho doanh nghiệp. Các dòng máy rất đa dạng tích hợp công nghệ chấm công vân tay và thẻ từ tiện lợi. Độ chính xác khi chấm công cao trong quá trình quản lý.
Thiết bị có một dung lượng lớn đáp ứng nhu cầu khác nhau của doanh nghiệp. Thiết bị được quản lý bởi phần mềm tiện ích chuyên dụng cho máy tính. Phân khúc giá cũng rất rộng và có rất nhiều sự lựa chọn từ bình dân đến cao cấp.
Máy chấm công ZKTeco
Máy chấm công ZKTeco đang rất ưa chuộng và được ứng dụng phổ biến hiện nay. Đây là thương hiệu nổi tiếng đến từ Trung Quốc. Và được đánh giá cao bởi các tính năng cũng về thông số kỹ thuật trên thị trường.
Các dòng thiết bị chấm công mà hãng sản xuất là các loại thiết bị chấm công vân tay, nhận diện khuôn mặt. Ngoài ra còn, thiết bị chấm công bằng thẻ từ cao cấp, với dung lượng bộ nhớ lớn, tốc độ lấy thông tin nhanh.
Máy chấm công Suprema
Suprema là thương hiệu máy chấm công có xuất xứ Hàn Quốc. Hãng này chuyên về các dòng thiết bị chấm vân tay, thẻ từ, nhân diện khuôn mặt chuyên nghiệp. Sản phẩm của nhà sản xuất thường có dung lượng và tốc độ xác nhận nhanh. Đáp ứng đủ các yêu cầu cho các doanh nghiệp quy mô lớn nhỏ khác nhau. Kết nối nguồn rất đa dạng, quản lý thông qua mạng đơn giản. Thiết kế bắt mắt với kiểu dáng nhỏ gọn, được yêu thích. Mức giá thiết bị chấm công Suprema khá ổn định, vừa túi tiền người dùng.
Ngoài ra, khách hàng có thể lựa chọn các sản phẩm máy chấm công giá tốt từ hãng uy tín khác. Tất cả các Model đời mới nhất về thiết bị chấm công này đều được công ty VietnamSmart nhập khẩu và cung cấp chính hãng. Từ đó sẽ phân phối rộng khắp các thị trường trên cả nước.
Thông qua bài viết trên, VietnamSmart tin chắc bạn đã trả lời được câu hỏi máy chấm công loại nào tốt. Để từ đó có thể lựa chọn được sản phẩm thiết bị chấm công phù hợp với mục đích sử dụng của doanh nghiệp mình. Đây sẽ là công cụ đắc lực giúp bạn quản lý nhân viên một cách khách quan và chính xác nhất.
