Chính sách bảo mật thông tin

Cam kết bảo mật thông tin khách hàng

Vietnamsmart tôn trọng quyền riêng tư và cam kết bảo mật thông tin của khách hàng trong quá trình tư vấn, báo giá, đặt hàng, giao hàng, lắp đặt, bảo hành, bảo trì và hỗ trợ kỹ thuật. Mọi thông tin khách hàng cung cấp cho Vietnamsmart được sử dụng đúng mục đích, phục vụ cho việc cung cấp sản phẩm, dịch vụ và giải pháp phù hợp với nhu cầu thực tế.

Chính sách này áp dụng cho khách hàng cá nhân, doanh nghiệp, đại lý, nhà thầu, đơn vị thi công, tổ chức và các bên liên quan khi truy cập website, liên hệ tư vấn hoặc sử dụng sản phẩm, dịch vụ do Vietnamsmart cung cấp.

Phạm vi thông tin được thu thập

Trong quá trình khách hàng liên hệ hoặc sử dụng dịch vụ, Vietnamsmart có thể thu thập một số thông tin cần thiết để phục vụ tư vấn, giao dịch và hỗ trợ sau bán hàng.

Các thông tin có thể bao gồm:

Họ tên khách hàng hoặc tên người liên hệ.
Tên công ty, đơn vị, tổ chức hoặc bộ phận phụ trách.
Số điện thoại, email, địa chỉ giao hàng hoặc địa chỉ lắp đặt.
Thông tin xuất hóa đơn như tên công ty, mã số thuế, địa chỉ đăng ký kinh doanh và email nhận hóa đơn.
Nội dung yêu cầu tư vấn, danh sách sản phẩm, số lượng thiết bị, nhu cầu sử dụng hoặc thông tin dự án.
Thông tin mặt bằng, sơ đồ lắp đặt, vị trí công trình, hạ tầng điện mạng hoặc điều kiện triển khai nếu khách hàng cung cấp.
Thông tin đơn hàng, báo giá, hợp đồng, phiếu xuất kho, biên bản bàn giao, biên bản nghiệm thu hoặc lịch sử hỗ trợ kỹ thuật.

Mục đích sử dụng thông tin

Thông tin khách hàng được Vietnamsmart sử dụng cho các mục đích hợp pháp và cần thiết trong quá trình cung cấp sản phẩm, dịch vụ.

Các mục đích sử dụng chính bao gồm:

Tư vấn sản phẩm, giải pháp và phương án kỹ thuật phù hợp với nhu cầu của khách hàng.
Lập báo giá, hợp đồng, đơn đặt hàng, phiếu xuất kho, hóa đơn và các chứng từ liên quan.
Liên hệ xác nhận đơn hàng, giao hàng, lắp đặt, khảo sát, nghiệm thu hoặc bàn giao hệ thống.
Hỗ trợ bảo hành, bảo trì, kiểm tra lỗi, xử lý sự cố và hướng dẫn sử dụng thiết bị.
Quản lý lịch sử mua hàng, lịch sử hỗ trợ kỹ thuật và chăm sóc khách hàng sau bán hàng.
Cung cấp thông tin về sản phẩm, dịch vụ, chính sách hoặc chương trình phù hợp khi khách hàng có nhu cầu.
Đáp ứng yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định pháp luật nếu phát sinh.

Thông tin kỹ thuật trong quá trình hỗ trợ

Đối với các hệ thống như máy chấm công, kiểm soát cửa, camera giám sát, cổng phân làn, barrier bãi xe, thiết bị kiểm tra an ninh hoặc phần mềm quản lý, Vietnamsmart có thể cần tiếp nhận một số thông tin kỹ thuật để hỗ trợ cấu hình, vận hành hoặc xử lý sự cố.

Các thông tin kỹ thuật có thể bao gồm:

Model thiết bị, số serial, phiên bản phần mềm hoặc tình trạng hoạt động của thiết bị.
Sơ đồ kết nối, thông tin hạ tầng mạng, địa chỉ IP nội bộ hoặc cấu hình hệ thống nếu khách hàng cung cấp.
Ảnh chụp, video mô tả lỗi, file cấu hình hoặc dữ liệu kiểm tra phục vụ xử lý sự cố.
Thông tin người dùng hệ thống trong phạm vi cần thiết để hỗ trợ kỹ thuật theo yêu cầu của khách hàng.

Vietnamsmart chỉ tiếp nhận và sử dụng các thông tin kỹ thuật này trong phạm vi cần thiết để hỗ trợ khách hàng. Khách hàng có trách nhiệm sao lưu dữ liệu quan trọng và chủ động quản lý quyền truy cập vào hệ thống nội bộ của mình.

Dữ liệu chấm công, khuôn mặt, vân tay và dữ liệu ra vào

Một số hệ thống do Vietnamsmart cung cấp có thể liên quan đến dữ liệu chấm công, dữ liệu khuôn mặt, vân tay, thẻ từ, mã QR, lịch sử ra vào hoặc dữ liệu vận hành của khách hàng. Đây là dữ liệu thuộc quyền quản lý của khách hàng sau khi hệ thống được bàn giao.

Vietnamsmart không chủ động thu thập, khai thác, sao chép hoặc sử dụng các dữ liệu này ngoài phạm vi hỗ trợ kỹ thuật, cấu hình, bảo hành, bảo trì hoặc xử lý sự cố theo yêu cầu của khách hàng.

Khi cần hỗ trợ từ xa hoặc kiểm tra trực tiếp, Vietnamsmart chỉ thực hiện trong phạm vi được khách hàng cho phép và khuyến nghị khách hàng phân quyền phù hợp, sao lưu dữ liệu cần thiết và kiểm tra lại hệ thống sau khi hoàn tất hỗ trợ.

Thời gian lưu trữ thông tin

Thông tin khách hàng có thể được Vietnamsmart lưu trữ trong thời gian cần thiết để phục vụ giao dịch, bảo hành, bảo trì, hỗ trợ kỹ thuật, quản lý hồ sơ kế toán, chăm sóc khách hàng và thực hiện các nghĩa vụ liên quan theo quy định pháp luật.

Thời gian lưu trữ có thể phụ thuộc vào từng loại thông tin, từng giao dịch, từng hợp đồng hoặc yêu cầu thực tế. Khi thông tin không còn cần thiết cho mục đích sử dụng hợp pháp, Vietnamsmart sẽ xem xét xóa, ẩn, giới hạn quyền truy cập hoặc lưu trữ theo quy trình quản lý nội bộ.

Phạm vi chia sẻ thông tin

Vietnamsmart không bán, trao đổi hoặc cung cấp thông tin khách hàng cho bên thứ ba vì mục đích thương mại trái phép.

Thông tin khách hàng chỉ có thể được chia sẻ trong các trường hợp cần thiết sau:

Chia sẻ cho bộ phận kinh doanh, kỹ thuật, kế toán, kho vận hoặc bảo hành của Vietnamsmart để xử lý đơn hàng và hỗ trợ khách hàng.
Chia sẻ cho đơn vị vận chuyển nhằm giao hàng đúng địa chỉ, đúng người nhận và đúng thời gian đã thống nhất.
Chia sẻ cho hãng sản xuất, trung tâm bảo hành hoặc đối tác kỹ thuật khi cần kiểm tra, bảo hành, thay thế linh kiện hoặc xử lý sự cố.
Chia sẻ cho đơn vị thi công, nhà thầu phụ hoặc đối tác triển khai trong phạm vi dự án đã được khách hàng xác nhận.
Chia sẻ theo yêu cầu hợp pháp từ cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Trong mọi trường hợp, Vietnamsmart chỉ chia sẻ thông tin trong phạm vi cần thiết và phù hợp với mục đích xử lý công việc.

Bảo mật thông tin thanh toán

Vietnamsmart khuyến nghị khách hàng chỉ thanh toán vào các tài khoản ngân hàng chính thức được công bố trên website, báo giá, hợp đồng hoặc xác nhận trực tiếp từ Vietnamsmart.

Khách hàng không nên cung cấp mật khẩu ngân hàng, mã OTP, thông tin đăng nhập tài khoản hoặc các dữ liệu bảo mật cá nhân cho bất kỳ cá nhân, tổ chức nào. Vietnamsmart không yêu cầu khách hàng cung cấp các thông tin nhạy cảm này trong quá trình thanh toán.

Trường hợp phát hiện thông tin thanh toán bất thường, khách hàng nên liên hệ ngay với Vietnamsmart qua hotline chính thức để xác minh trước khi thực hiện giao dịch.

Bảo mật thông tin trên website

Khi khách hàng truy cập website của Vietnamsmart, hệ thống có thể ghi nhận một số thông tin kỹ thuật cơ bản phục vụ việc vận hành, cải thiện trải nghiệm người dùng, đo lường hiệu quả nội dung và đảm bảo an toàn cho website.

Các thông tin này có thể bao gồm:

Địa chỉ IP, loại trình duyệt, thiết bị truy cập và thời gian truy cập.
Trang đã xem, nguồn truy cập, từ khóa tìm kiếm hoặc hành vi tương tác trên website.
Thông tin được khách hàng chủ động gửi qua biểu mẫu liên hệ, yêu cầu báo giá hoặc kênh tư vấn trực tuyến.

Vietnamsmart có thể sử dụng cookie hoặc các công cụ đo lường phù hợp để cải thiện website, phân tích hiệu quả nội dung và hỗ trợ hoạt động chăm sóc khách hàng. Khách hàng có thể điều chỉnh cài đặt trình duyệt để quản lý cookie theo nhu cầu cá nhân.

Biện pháp bảo vệ thông tin

Vietnamsmart áp dụng các biện pháp quản lý và kỹ thuật phù hợp nhằm hạn chế rủi ro mất mát, truy cập trái phép, sử dụng sai mục đích hoặc tiết lộ thông tin khách hàng ngoài phạm vi cho phép.

Các biện pháp bảo vệ có thể bao gồm:

Giới hạn quyền truy cập thông tin theo vai trò và nhiệm vụ của từng bộ phận.
Lưu trữ thông tin tại các hệ thống, thiết bị hoặc nền tảng phục vụ hoạt động kinh doanh và hỗ trợ khách hàng.
Yêu cầu nhân sự liên quan sử dụng thông tin đúng mục đích công việc.
Kiểm tra, đối chiếu và cập nhật thông tin khi cần thiết để đảm bảo tính chính xác.
Hạn chế chia sẻ thông tin cho bên thứ ba nếu không cần thiết hoặc không có căn cứ phù hợp.

Tuy nhiên, không có phương thức truyền tải hoặc lưu trữ dữ liệu nào có thể đảm bảo an toàn tuyệt đối. Vietnamsmart sẽ cố gắng áp dụng các biện pháp hợp lý để bảo vệ thông tin khách hàng trong phạm vi kiểm soát của mình.

Quyền và trách nhiệm của khách hàng

Khách hàng có quyền yêu cầu Vietnamsmart kiểm tra, cập nhật, điều chỉnh hoặc hỗ trợ xử lý thông tin cá nhân trong phạm vi phù hợp với giao dịch và quy định hiện hành.

Khách hàng có trách nhiệm:

Cung cấp thông tin chính xác, đầy đủ và cập nhật khi liên hệ tư vấn, đặt hàng, xuất hóa đơn hoặc yêu cầu hỗ trợ kỹ thuật.
Không cung cấp thông tin của bên thứ ba nếu chưa được sự đồng ý hợp lệ từ bên liên quan.
Bảo mật tài khoản, mật khẩu, quyền truy cập hệ thống, dữ liệu vận hành và các thông tin nội bộ của mình.
Thông báo sớm cho Vietnamsmart nếu phát hiện thông tin bị sai lệch, bị sử dụng bất thường hoặc cần điều chỉnh.
Sao lưu dữ liệu quan trọng trước khi yêu cầu hỗ trợ kỹ thuật, bảo trì, cài đặt lại hoặc nâng cấp hệ thống.

Trách nhiệm của Vietnamsmart

Vietnamsmart có trách nhiệm sử dụng thông tin khách hàng đúng mục đích, đúng phạm vi cần thiết và phù hợp với nội dung giao dịch đã phát sinh.

Các trách nhiệm chính bao gồm:

Tiếp nhận và xử lý thông tin khách hàng phục vụ tư vấn, báo giá, giao hàng, lắp đặt, bảo hành và chăm sóc sau bán hàng.
Không chủ động tiết lộ thông tin khách hàng cho bên thứ ba ngoài các trường hợp cần thiết hoặc theo yêu cầu hợp pháp.
Áp dụng các biện pháp phù hợp để hạn chế rủi ro truy cập, sử dụng hoặc chia sẻ thông tin trái phép.
Phối hợp với khách hàng để kiểm tra và xử lý khi có yêu cầu liên quan đến thông tin đã cung cấp.

Trường hợp miễn trừ trách nhiệm

Vietnamsmart không chịu trách nhiệm đối với các rủi ro mất an toàn thông tin phát sinh ngoài phạm vi kiểm soát hợp lý của công ty.

Các trường hợp có thể bao gồm:

Khách hàng tự tiết lộ thông tin, tài khoản, mật khẩu, mã OTP hoặc quyền truy cập hệ thống cho bên thứ ba.
Khách hàng sử dụng thiết bị, phần mềm, hệ thống mạng hoặc máy tính không đảm bảo an toàn bảo mật.
Sự cố phát sinh từ nền tảng, phần mềm, dịch vụ, nhà mạng, đơn vị vận chuyển hoặc bên thứ ba không thuộc quyền kiểm soát của Vietnamsmart.
Các sự kiện bất khả kháng như thiên tai, hỏa hoạn, tấn công mạng diện rộng, sự cố hạ tầng hoặc yêu cầu từ cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Liên kết đến website hoặc dịch vụ bên thứ ba

Website của Vietnamsmart có thể chứa liên kết đến website, nền tảng, tài liệu kỹ thuật, phần mềm hoặc dịch vụ của bên thứ ba như hãng sản xuất, đối tác công nghệ, đơn vị vận chuyển hoặc cổng thanh toán nếu có.

Vietnamsmart không kiểm soát và không chịu trách nhiệm đối với chính sách bảo mật, nội dung, phương thức thu thập dữ liệu hoặc hoạt động của các website, nền tảng và dịch vụ bên thứ ba. Khách hàng nên đọc kỹ chính sách của bên thứ ba trước khi cung cấp thông tin hoặc sử dụng dịch vụ của họ.

Cập nhật chính sách

Vietnamsmart có thể cập nhật, điều chỉnh hoặc bổ sung chính sách bảo mật thông tin theo từng thời điểm để phù hợp với hoạt động kinh doanh, yêu cầu vận hành, chính sách đối tác, quy định pháp luật hoặc nhu cầu bảo vệ quyền lợi khách hàng.

Phiên bản cập nhật sẽ được đăng tải trên website hoặc thông báo qua kênh phù hợp khi cần thiết. Việc khách hàng tiếp tục sử dụng website, sản phẩm hoặc dịch vụ của Vietnamsmart sau khi chính sách được cập nhật được hiểu là khách hàng đã đồng ý với nội dung điều chỉnh.

Thông tin liên hệ hỗ trợ bảo mật

Nếu khách hàng có câu hỏi, yêu cầu kiểm tra, cập nhật thông tin hoặc phản ánh vấn đề liên quan đến bảo mật thông tin, vui lòng liên hệ Vietnamsmart để được hỗ trợ.

Đơn vị: Vietnamsmart
Website: vietnamsmart.com.vn
Hotline: 093.6611.372
Khu vực hỗ trợ: Hà Nội, TP.HCM và toàn quốc

Vietnamsmart luôn coi trọng việc bảo vệ thông tin khách hàng và nỗ lực xây dựng quy trình làm việc minh bạch, an toàn, rõ ràng trong toàn bộ quá trình tư vấn, bán hàng, triển khai và hỗ trợ kỹ thuật.