Máy chấm công thẻ giấy được xem là “anh cả” trong đại gia đình máy chấm công, chính vì thế công nghệ và các tính năng của chúng còn tương đối đơn giản. Dù xuất hiện đã lâu nhưng cho đến hiện tại, máy chấm công thẻ giấy giá rẻ vẫn được không ít doanh nghiệp sử dụng. Bài viết dưới đây chúng ta cùng tìm hiểu thêm về thiết bị này.

Máy chấm công thẻ giấy là gì? Có những loại nào?

Máy chấm công thẻ giấy là loại máy chấm công sử dụng thẻ giấy để dập in giờ đến và giờ về của nhân viên trong công ty. Mỗi nhân viên sẽ có 1 thẻ chấm công giấy dùng trong 1 tháng. Trên mỗi thẻ được chia sẵn các cột giờ vào, giờ ra cho 3 ca làm việc (sáng, chiều, làm ngoài giờ) cho cả tháng. Mỗi lần quẹt thẻ chấm công thì máy sẽ tự động chấm công và in giờ ở thời điểm chấm công trên thẻ ở ô tương ứng. Máy dễ sử dụng nhất vì ưu điểm là không cần tới việc khai báo thẻ hoặc vân tay.

Thiết bị này phù hợp cho các văn phòng, cơ quan, xí nghiệp có quy mô nhỏ. Đặc biệt, nó phù hợp với việc chấm công theo ca của các nhân viên tại xí nghiệp, nhà hàng,…Hiện nay máy chấm công bằng thẻ giấy được chia làm 2 loại sau:

Máy chấm công thẻ giấy in kim: sử dụng phương pháp in kim, thường dùng với loại thẻ mỏng, có lỗ khuyết
Máy chấm công thẻ giấy in búa: sử dụng phương pháp in búa, thường dùng với loại thẻ dày, không có lỗ khuyết.

Có nên dùng máy chấm công thẻ giấy hay không?

Ưu điểm của máy chấm công thẻ giấy là gì?

Máy chấm công này sử dụng thẻ chấm công bằng giấy nên không cần đăng ký dấu vân tay, khuôn mặt, làm thẻ từ… giúp tiết kiệm thời gian.
Thiết bị này không cần kết nối với máy tính và cũng không sử dụng phần mềm chấm công để tổng hợp dữ liệu … nên việc lắp đặt, cài đặt, sử dụng và bảo trì…khá đơn giản.
Việc chấm công bằng thẻ giấy được thực hiện nhanh chóng và đơn giản. Có thể chia được ca làm việc hiệu quả. Tốc độ in nhanh nên thường chỉ mất khoảng 1s/1 lần chấm. Nhờ đó chúng đáp ứng tốt nhu cầu chấm công cho các doanh nghiệp, tiết kiệm thời gian và đạt được hiệu quả cao.
Máy được thiết kế với kiểu dáng nhỏ gọn, sử dụng mà không cần lắp đặt. Người dùng có thể thoải mái di chuyển máy linh hoạt tới nhiều vị trí khác nhau trong văn phòng của mình. Mà hoàn toàn không cần lo lắng ảnh hưởng tới hoạt động của máy.
Máy chấm công thẻ giấy thường được trang bị nhiều tính năng như: Có chuông báo giờ vào làm việc, giờ nghỉ. Có thể kết nối với chuông ở nơi làm việc. Tự động chuyển cột giờ vào/ra theo ca làm việc quy định thiết lập từ trước. Có màn hình hiển thị thời gian rõ ràng, tự động cập nhật thời gian. Có pin sạc dự phòng giúp thiết bị không bị gián đoạn khi mất điện. Có thể in được nhiều màu mực khác nhau để thể hiện việc đi làm đúng giờ, trễ giờ…giúp dễ dàng theo dõi
Máy chấm công thẻ giấy có giá rẻ nhất trong các loại máy chấm công hiện nay.

Nhược điểm của máy chấm công bằng thẻ giấy

Mỗi nhân viên chỉ được phát một thẻ chấm công bằng giấy dùng cho cả tháng. Vì vậy nếu không đem theo thẻ sẽ không thể chấm công được. Ngoài ra thẻ giấy dễ bị ướt, rách…nên cần được giữ gìn cẩn thận.
Chỉ phù hợp để sử dụng ở những doanh nghiệp có quy mô từ 200 đến 500 nhân viên.
Dễ xảy ra các trường hợp chấm công hộ.
Việc tổng hợp dữ liệu chấm công được thực hiện hoàn toàn thủ công nên thường tốn nhiều thời gian và dễ xảy ra sai sót.
Khi thiết bị hết mực in thì phải thêm mực thì mới có thể in tiếp được
Bạn sẽ phải tốn thêm chi phí mực in và thẻ giấy cho nhân viên

Khi nào nên dùng máy chấm công thẻ giấy giá rẻ?

Máy chấm công thẻ giấy thường được sử dụng cho các nhà máy thực phẩm, cơ khí hay xưởng gỗ,…. Bởi đây là những ngành nghề có tính chất công việc dễ bị ảnh hưởng đến vân tay, khuôn mặt như vân tay dễ bị dính bụi bẩn, phải mặc trang phục bảo hộ, …Ngoài ra dòng máy này chỉ thích hợp với những doanh nghiệp có quy mô dưới 500 nhân viên.

Cách sử dụng máy chấm công bằng thẻ giấy

Ở bên ngoài máy chấm công thẻ giấy, bạn sẽ thấy các nút bấm P1, P2, P3, P4, P5, P6; một màn hình điện tử, một đồng hồ thời gian, nút reset, setup và volume

Chức năng của các nút bấm P1 – P6

P1: Màu sắc mực in lên thẻ chấm công ghi thời gian (time card).
P2: Nhạc chuông thông báo trên máy chấm công ghi thời gian (music).
P3: Cột in ra trên thẻ giấy (time card). Trên thẻ chấm công có 6 cột in là vào, ra(in, out).
P4: Bớt một số đơn vị.
P5: Thêm một số đơn vị.
P6: Lưu các thiết lập hiện tại. Để bắt đầu thiết lập chức năng tiếp theo thì bạn nhấn (enter).

Setup: máy có hai chế độ để cài đặt:

Bình thường
Cài đặt

Volume

Dùng tô vít để điều chỉnh âm lượng loa. Để tăng âm lượng, bạn vặn vít theo chiều kim đồng hồ. Còn để giảm ấm lượng thì vặn vít ngược chiều kim đồng hồ.

Cách cài đặt thời gian cho máy chấm công bằng thẻ giấy

Cắm nguồn, lấy chìa khóa để mở nắp
Bấm nút setup ngược chiều mũi tên.
Đèn led sẽ sáng ở nút P4, P5, P6. Lúc này bạn nhấn P6 (enter) trên màn hình hiển thị 01 nhấp nháy bên trái và bên phải là ô năm.
Nhấn P6 một lần nữa thì sẽ vào năm hiển thị nhấp nháy.
Nhấn P4, P5 để thêm bớt một số đơn vị để đến năm cần cài đặt lại
Nhấn P6 để lưu dữ liệu năm đó đồng thời vào mục 02 (nhấp nháy) bên trái và bên phải hiển thị tháng, ngày.
Nhấn P6 lần nữa thì màn hình sẽ hiển thị tháng, ngày (tháng nhấp nháy).
Chọn tháng sử dụng (P4, P5) chính xác.
Nhấp P6 để lưu dữ liệu và sang ngày đang nhấp nháy, chọn ngày sử dụng (P4, P5) chính xác.
Nhấn P6 để lưu dữ liệu rồi vào mục tiếp theo 03 (nhấp nháy) bên phải và giờ, phút bên trái.
Nhấn P6 thì màn hình hiển thị sẽ nhấp nháy ở ô giờ,
Chọn giờ(P4, P5) chính xác.
Nhấn P6 để xác nhận, màn hình nhấp nháy ở ô phút.
Chọn phút(P4, P5) chính xác.
Nhấn P6 để xác nhận và màn hình nhấp nháy mục 04.
Các mục còn lại từ 04 tới 11 là để ở chế độ mặc định.

Bạn cần lưu ý mục 05, 11:

Mục 05: có 2 chế độ là 00 va 01 (00 là áp dụng cho ngày làm từ 1 – 15, 01 là áp dụng cho ngày làm từ 16 – 31).
Mục 11: có hai chế độ là 00 và 01.00 phát hiện, 01 bị phát hiện. Số hiển thị 00 nghĩa là máy không chấp nhận thẻ có mặt in ngày không trùng với ngày của máy. Còn hiện 01 là máy chấp nhận thẻ có mặt in không trùng ngày của máy.

7 bước để cài đặt mực in thẻ ở máy chấm công thẻ giấy

Trên dãy phím P1 – P6, nhập P6. Khi đó đènLED sẽ sáng P1, P4, P5, P6 và trên màn hình hiển thị mục nhấp nháy (01), thời gian và phút – người dùng muốn thay đổi màu sắc.
Nhấn P6 để vào mục giờ nhấp nháy, rồi chọn giờ (P4, P5) thích hợp.
Nhấn P6 để lưu lại rồi chuyển sang phút dạng nhấp nháy trên màn hình. Để chỉnh giờ cũng làm tương tự như vậy.
Nhấn P6 để lưu và trên màn hình sẽ nhấp nháy (01), sẽ có hai màu mực in là màu đen 01 và màu đỏ là 02. Bạn chọn màu mực muốn in để khi tới giờ chọn thì màu mực in sẽ tự động thay đổi. Chọn mực in thích hợp.
Nhấn P6 để lưu lại, màn hình sẽ nhấp nháy (7). Trên màn hình hiển thị 1,2,3,4,5,6,7 tương ứng với chủ nhật, thứ 2, thứ 3… thứ 7.
Nhấn P6 lưu lại rồi chuyển tiếp qua mục 02.( Vì là tuần làm việc mặc định )
Làm tiếp tục mục 02 chọn giờ thay đổi màu mực in tương tự như mục 01

Lưu ý: ràng mỗi một mục là một giờ thay đổi màu mực in, bạn phải thực hiện tất cả các giờ để thay đổi màu sắc của mực in.

Cài đặt nhạc chuông cho máy chấm công thẻ giấy

Bấm P2 thì trên máy sẽ hiển thị đèn led sáng ở vị trí P2, P4, P5, P6 và trên màn hình sẽ hiển thị mục nhấp nháy (01) bên trái, thời gian và phút bên phải.
Nhấn P6 màn hình hiển thị giờ nhấp nháy, bạn chọn giờ (P4, P5) sử dụng.
Nhấn P6 để lưu dữ liệu và tiếp tuc sang ô phút nhấp nháy, bạn làm tương tự như chọn giờ.
Xác nhận phút xong (nhấn P6) thì tiếp tục chọn nhạc chuông.
Chọn một trong ba nhạc chuông thích hợp (P4, P5).

Bao gồm:

01: nội bộ nhạc chuông
02: ngoài Đầu ra báo động Bell (có liên kết với chuông báo động).
03: nhạc Bell và ngoài Đầu ra báo động Chuông

Khi xong nhấn P6 để lưu và tới mục thời gian chuông kêu phút và giây (tối đa 4 phút 59 giây). Chọn thời gian đổ chuông (P4, P5)
Các bạn tiếp tục nhấn P6 để lưu lại, trên màn hình hiển thị 1, 2, 3…7 là chủ nhật, thứ 2, thứ 3… thứ 7. Vì là tuần làm việc mặc định nên bạn nhấn P6 để lưu và chuyển qua mục 02.
Làm tiếp tục mục 02, chọn giờ thay đổi để đổ nhạc chuông. Làm tương tự như với mục 01.

Lưu ý: răng mỗi mục là một giờ thay đổi màu mực in. Vì vậy bạn phải thực hiện tất cả các giờ để thay đổi màu sắc của mực in.

6 cách cài đặt cột in thẻ máy chấm công thẻ giấy

Nhấn P3 thì đèn LED sẽ sáng P3, P4, P5, P6, trên màn hình sẽ hiển thị mục 01 dạng nhấp nháy bên trái và bên phải hiển thị giờ và phút.
Chọn giờ và phút sử dụng (P4, P5).
Nhấn P6 để lưu lại và trên màn hình hiển thị cột muốn in đang nhấp nháy.
Chọn cột bạn muốn in (P4 và P5), sau khi chọn cột thích hợp.
Nhấn P6 để lưu lại dữ liệu rồi chuyển tới ngày chọn trên màn hình
Do đây là chế độ mặc định vì thế bạn nhấn P6 để lưu và chuyển tiếp sang mục 02 .

Lưu ý: Mục 02 sẽ làm tương tự như đối với mục 01. Sau khi máy cài đặt xong nhấn nút setup về vị trí ban đầu và sử dụng máy

Một số lưu ý khi sử dụng máy chấm công thẻ giấy?

Khi sử dụng máy chấm công bằng thẻ giấy, bạn nên chú ý một số vấn đề sau để máy có thể hoạt động ổn định và lâu dài.

Cài đặt và sử dụng máy theo đúng hướng dẫn của nhà sản xuất
Thiết bị nên được để ở những nơi khô ráo, thoáng mát. Hạn chế để máy phải tiếp xúc với ánh nắng mặt trời, khói bụi, nơi có nhiệt độ, độ ẩm cao
Cần lau chùi, vệ sinh máy định kỳ để đảm bảo máy hoạt động trơn tru, ổn định.
Thẻ giấy chấm công phải bảo quản phẳng, khô ráo, không để bị rách hay nhàu nát nếu không sẽ làm ảnh hưởng tới quá trình in, dập giờ chấm công.
Khi ruy băng mực hết thì cần thay mới ngay để tránh làm ảnh hưởng tới đầu kim, đầu búa in.

Top 3 máy chấm công bằng thẻ giấy tốt nhất hiện nay

Máy chấm công thẻ giấy loại nào tốt nhất là thắc mắc của những người đang có nhu cầu mua sản phẩm này. Dưới đây VietnamSmart sẽ điểm danh 3 dòng máy tốt và phổ biến nhất. Đây đều là những sản phẩm bán chạy tại công ty chúng tôi thời gian qua.

Máy chấm công thẻ giấy in kim Ronald Jack RJ-2200N

Ronald Jack RJ-2200N là dòng máy in kim được sử dụng phổ biến trong văn phòng, nhà xưởng có quy mô từ 100-350 nhân viên. Máy sử dụng công nghệ in kim hiện đại, chính xác, có độ bền cao, in được 6 cột tương đương 3 ca làm việc RJ-2200N có khả năng lưu trữ dữ liệu trong vòng 8 năm. Máy có thể cài đặt được các chương trình sử dụng đa dạng mang lại nhiều tiện ích cho người sử dụng

Máy chấm công thẻ giấy RJ-2200A

Máy chấm công thẻ giấy RJ 2200A dùng công nghệ in kim với đầu in có độ bền cao. Thiết bị có pin lưu trữ dữ liệu trong vòng 8 năm. Chúng được trang bị chức năng tự động cuốn thẻ in và dịch chuyển cột ra, vào theo giờ làm việc. Nhờ đó giúp người quản lý theo dõi việc chấm công dễ dàng hơn. Máy có nhạc chuông bên trong, có thể kết nối với chuông ngoài. Đây là sự lựa chọn phù hợp cho những doanh nghiệp cần quản lý từ 100-350 nhân viên

Máy chấm công bằng thẻ giấy King Power RJ970A

King Power 970 sử dụng công nghệ in búa phù hợp cho văn phòng công ty, đặc biệt nó thích hợp cho các công xưởng, nhà máy chế biến, những nơi có nhiều bụi bẩn, dầu mỡ. Nó được dùng để quản lý tới 800 nhân sự dễ dàng hơn, tránh tình trạng gian lận trong chấm công. Còn làm tăng tính chuyên nghiệp cho doanh nghiệp.

King Power 970 có tốc độ in nhanh, in được 2 màu in sắc nét.
Hoạt động vô cùng đơn giản chỉ cần cho thẻ vào, máy sẽ tự động kéo thẻ xuống để in và đẩy thẻ lên.
Quá trình làm việc diễn ra ~ 1 giây không mất nhiều thời gian để chờ đợi.
Chức năng tự đổi màu nhân viên chấm công khi đi muộn về sớm.

Giá bán máy chấm công thẻ giấy là bao nhiêu?

Tùy thuộc vào thương hiệu của máy, tính năng, tốc độ in và thiết kế mà có sự khác nhau về giá thành. Nhưng nhìn chung máy chấm công thẻ giấy có mức giá rẻ hơn so với các máy chấm công khác. Giá của chúng dao động trong khoảng 1,5-4 triệu đồng. Tuy nhiên với dòng máy chấm công này, bạn cần quan tâm đến chi phí thẻ giấy, giấy in và mực in trong quá trình sử dụng.

Địa chỉ bán máy chấm công thẻ giấy chính hãng, giá rẻ?

Là đơn vị tiên phong trong lĩnh vực cung cấp các loại máy chấm công cho các doanh nghiệp hiện nay. VietnamSmart là địa chỉ tin cậy dành cho những khách hàng có nhu cầu mua máy chấm công thẻ giấy. Chúng tôi cam kết luôn mang đến cho quý khách hàng sản phẩm chất lượng với chế độ bảo hành tốt nhất. Các sản phẩm của công ty đều được nhập khẩu trực tiếp nên đảm bảo mức giá cạnh tranh.

Lợi ích khi mua máy chấm công sử dụng thẻ giấy tại Vietnamsmart

Tư vấn chuyên nghiệp

Đội ngũ tư vấn viên của công ty nhiệt tình, năng động, luôn tư vấn và định hướng cho quý khách hàng những sản phẩm phù hợp và tối ưu nhất với nhu cầu và quy mô của doanh nghiệp

Sản phẩm chính hãng, chất lượng

Các sản phẩm đều được nhập khẩu trực tiếp từ nhà sản xuất, không qua bất kỳ một đơn vị trung gian nào. Đặc biệt chúng đều được kiểm tra cẩn thận trước khi đưa đến tay khách hàng nên luôn đảm bảo chất lượng tốt nhất.

Miễn phí giao hàng và lắp đặt

Công ty chúng tôi sẽ miễn phí giao hàng cũng như lắp đặt miễn phí đối với các khách hàng tin chọn sản phẩm của công ty. Việc của bạn chỉ cần nhấc máy lên gọi vào Hotline 093.6611.372 để đặt hàng và cung cấp địa chỉ nhận hàng.

Hỗ trợ kỹ thuật 24/7 trên toàn quốc

VietnamSmart sở hữu những chuyên viên tư vấn dày dặn kinh nghiệm, được trang bị những kiến thức chuyên sâu về sản phẩm để sẵn sàng giải đáp bất cứ thắc mắc hay lỗi kỹ thuật mà khách hàng gặp phải trong quá trình sử dụng. Đặc biệt công ty sẽ trực tiếp cử kĩ thuật xuống “khám bệnh” nếu khách hàng không tự khắc phục được.

Khuyến mại, giảm giá

VietnamSmart luôn có những chính sách ưu đãi, giảm giá, đặc biệt là đối với những khách hàng thân thiết của công ty.