Phần mềm chấm công Mita Pro V2 được trang bị cho các thiết bị của Mita nhằm mục đích hỗ trợ quản lý và xuất bảng chấm công. Dưới đây, VietnamSmart sẽ hướng dẫn bạn đọc cách cài đặt và sử dụng Mita Pro V2 chi tiết.
1. Cài đặt phần mềm chấm công Mita Pro V2
Để cài đặt phần mềm chấm công Mita Pro V2, người dùng có thể thực hiện theo các bước sau:
- Đầu tiên, bạn cần tải xuống phần mềm Mita Pro V2 từ trang web chính thức hoặc từ nguồn tin cậy khác.
- Mở file cài đặt và chọn “Run” để bắt đầu quá trình cài đặt.
- Nhấn “Next” ba lần liên tiếp.
- Chọn “Complete”, sau đó nhấn “Next”.
- Nhấn “Install”, sau đó kết thúc bằng cách nhấn “Finish”.
2. Hướng dẫn sử dụng phần mềm chấm công Mita Pro V2
2.1 Kết nối dữ liệu
Để kết nối dữ liệu trên phần mềm chấm công Mita Pro V2, người dùng cần thực hiện theo các bước sau:
- Nhấn vào nút “Tùy chọn” để chọn ổ lưu dữ liệu cho phần mềm.
- Nhấn nút “…” để chọn đường dẫn tới thư mục Data, tại ổ C hoặc D (ổ đĩa đã cài phần mềm). Sau đó, tiếp tục chọn file MITACOACCESS.
- Nhấn “Kiểm tra kết nối” và “Cập nhật”.
- Nếu thành công, phần mềm sẽ hiện thông báo. Nếu gặp lỗi, bạn cần click chuột phải vào phần mềm, sau đó chọn “Properties” => “Compatibility” và đánh dấu vào “Run this program as an administrator”.
- Sau khi hoàn thành các bước trên, người dùng mở lại phần mềm, chọn “Tùy chọn” và chỉ đường dẫn data tới phần mềm.
2.2 Đăng nhập vào phần mềm
Người dùng chỉ cần nhập tên người dùng và mật khẩu mặc định là “admin” để truy cập vào giao diện chính của phần mềm.
2.3 Đăng ký DLL
Để đăng ký DLL tại phần mềm chấm công Mita Pro V2, người dùng hãy thực hiện theo các bước sau:
- Trên thanh công cụ, chọn mục “Trợ giúp”.
- Tiếp theo, hãy chọn “Windows 32bits” hoặc “Windows 64bits” tương ứng với phiên bản hệ điều hành máy tính.
Khi quá trình chạy hoàn tất, bạn sẽ thấy giao diện mới xuất hiện.
2.4 Khai báo và kết nối máy chấm công
Để khai báo và đăng ký máy chấm công (MCC), người dùng tham khảo hướng dẫn sau:
- Truy cập Menu => Máy chấm công => Khai báo máy chấm công.
- Chọn “Thêm mới”.
- Chọn kiểu kết nối TCP/IP nếu bạn kết nối máy chấm công thông qua cáp mạng tới modem hoặc Wifi.
- Điều chỉnh địa chỉ IP để phù hợp với địa chỉ IP của máy tính và máy chấm công.
Để xem địa chỉ IP của máy tính, người dùng thực hiện theo hướng dẫn sau:
- Nhấp vào biểu tượng mạng ở góc phải màn hình và chọn “Open internet and sharing Center”.
- Chọn tên mạng đang sử dụng.
- Chọn “Details” và xem dòng “Ipv4 Address” để biết địa chỉ IP máy tính.
- Để xem địa chỉ IP trên máy chấm công, bạn có thể truy cập Menu > Thiết lập liên kết > Ethernet hoặc Menu > Kết nối mạng hoặc Menu > Hệ thống > Thông tin.
- Đảm bảo địa chỉ IP của máy chấm công phù hợp với lớp mạng của máy tính. Ví dụ, nếu lớp mạng của máy tính là 192.168.1.55, hãy đặt IP của máy chấm công là 192.168.1.201.
- Sau khi đặt IP, tiến hành đăng ký và sử dụng máy chấm công bằng cách nhấn “Đăng ký MCC”. Nhập mã đăng ký nằm trên bìa đĩa, sau đó nhấn “Đăng ký”. Nếu bạn mất mã đăng ký, hãy liên hệ với công ty để được cung cấp lại.
2.5 Tải và sửa tên nhân viên
Để tải lên và thay đổi tên nhân viên, quý khách hãy thực hiện theo cách sau:
- Vào thanh Menu phần mềm, chọn “Máy chấm công” > “Tải nhân viên về máy tính”.
- Trên bảng tải nhân viên máy tính, chọn “Duyệt từ máy chấm công”. Lúc này, mã nhân viên đã đăng ký vân tay sẽ được chuyển từ máy chấm công về máy tính. Nhấp tải về để hoàn tất.
- Để kiểm tra và chỉnh sửa, truy cập Menu > Nhân viên > Quản lý nhân viên. Tại đây, bạn có thể xem và sửa tên nhân viên và tên chấm công (không dùng dấu). Cuối cùng, hãy lưu lại khi hoàn tất.
2.6 Tạo phòng ban
Để tạo phòng ban cho nhân viên, người dùng truy cập và Menu > Nhân viên > Sơ đồ quản lý để thêm mới > Thêm mới.
Lưu ý rằng, mỗi phòng ban sẽ nằm trong một khu vực cụ thể và có chức riêng.
2.8 Tạo ca làm việc
Để tạo ca làm việc, hãy chọn Menu > Chấm công > Ca làm việc > Thêm mới.
Để tạo ca hiệu quả, người quản lý nên nắm rõ các cột giờ:
- Bắt đầu ra: Đặt trước giờ vào làm khoảng 1-2 tiếng.
- Kết thúc vào: Đặt tại giữa giờ làm. Ví dụ, nếu giờ làm từ 7h30 đến 17h, đặt là 12h.
- Bắt đầu ra: Đặt sau giờ “Kết thúc vào”.
- Kết thúc ra: Có thể đặt ở cuối ngày (23:59) để không giới hạn giờ ra của máy chấm công.
2.9 Tạo lịch trình vào ra
Để thiết lập giờ vào và giờ ra trong hệ thống phần mềm chấm công Mita Pro V2, hãy thực hiện các bước sau:
- Truy cập Menu > Chấm công > Lịch trình vào ra.
- Nhấn “Thêm mới” và chọn lịch trình phù hợp với hoạt động công ty. Thông thường, lựa chọn sẽ là “Tự động (không qua đêm)” và “Giờ đầu là vào, giờ cuối ra trong một ngày”.
Để thực hiện quá trình này nhanh chóng trên phần mềm chấm công Mita Pro V2, bạn cần nắm rõ những lựa chọn có sẵn trong thiết bị sau:
- Chọn từ máy: Hệ thống sẽ nhận giờ vào/ra từ máy chấm công. Check In là Vào, Check Out là Ra.
- Tự động – không qua đêm: Hệ thống xem lần chấm công đầu là vào, lần tiếp theo là ra.
- Theo ID máy: Dùng cho công ty có nhiều máy chấm công. Máy có ID lẻ (1, 3, 5, 7, 9) sẽ là vào, máy có ID chẵn (2, 4, 6, 8, 10) sẽ là ra.
- Tự động – qua đêm: Dành cho nhân viên làm ca đêm. Lần chấm công đầu tiên của ngày là vào, lần chấm công thứ 2 của ngày hôm sau là ra.
- Phân theo giờ: Cho phép chọn lựa chọn giờ vào-ra linh hoạt.
- Giờ đầu vào – giờ cuối ra trong 1 ngày: Lần chấm công đầu là vào, lần cuối là ra, bỏ qua các giờ chấm giữa.
- Tính theo giờ: Dựa vào số giờ làm việc trong ngày để quy ra công.
2.10 Tạo lịch trình ca làm việc trên phần mềm chấm công Mita Pro V2
- Nhấn “Thêm mới” và đặt tên cho lịch trình.
- Chọn “Ca cho tất cả”, sau đó chọn ca làm việc bạn đã tạo và gán chúng vào các ngày trong tuần.
- Nhấn “Đồng ý” để hoàn tất.
2.11 Gán ca cho nhân viên
Quá trình gán ca cho nhân viên cần được thực hiện định kỳ khi cập nhật nhân viên mới từ máy chấm công lên hệ thống.
Trong sơ đồ công ty, chọn danh sách nhân viên mới hoặc chọn công ty nếu bạn đã chuyển nhân viên vào phòng ban. Sau đó, tiếp tục nhấp chuột vào Chọn nhân viên > Gán lịch trình vào-ra > Gán lịch trình làm việc > Lưu các thay đổi.
2.12 Tải dữ liệu chấm công về máy tính
- Truy cập Menu > Chấm công > Tải dữ liệu chấm công.
- Chọn máy chấm công rồi nhấn “Tải dữ liệu” là hoàn tất quá trình.
2.13 Tính công và xuất báo cáo
- Truy cập Menu > Báo biểu > Tính công và in báo biểu.
- Trong sơ đồ công ty, chọn nơi chứa nhân viên > Chọn nhân viên > Chọn ngày > Nhấp chuột vào “Tính công”.
2.14 Xuất báo cáo
Sau khi hoàn tất việc tính công, bạn có thể xuất file báo cáo dạng Excel theo một trong số 9 mẫu có sẵn.
Trên đây là hướng dẫn chi tiết cách sử dụng phần mềm chấm công Mita Pro V2 chi tiết. Nếu trong quá trình cài đặt và sử dụng gặp vấn đề phát sinh quý khách hàng có thể liên hệ với VietnamSmart qua hotline hỗ trợ kỹ thuật nếu cần thiết.
