Hệ thống chấm công là hệ thống quản lý nhân sự được nhiều nhà quản lý lựa chọn sử dụng nhất hiện nay. Hỗ trợ việc điểm danh nhân viên một cách hiệu quả với tính chính xác cao. Hỗ trợ tính công, tính lương nhân viên hàng được chính xác, minh bạch hạn chế những nhầm lẫn và sai sót. Đây là hệ thống đắc lực cho nhà quản lý, giúp ích rất nhiều trong việc kiểm soát vừa tiết kiệm nhân lực vừa tiết kiệm thời gian. Cùng VietnamSmart tìm hiểu kỹ hơn về hệ thống này tại bài viết này nha!!!
Giới thiệu về hệ thống chấm công
Hệ thống chấm công là hệ thống được chú ý nhất và đáng để sử dụng nhất đối với các doanh nghiệp. Các doanh nghiệp khá quan ngại về việc kiểm soát và quản lý nhân viên sao cho được chính xác và khách quan nhất. Tại các khu công nghiệp, số lượng nhân viên nên tới con số vài trăm thậm chí là vài nghìn sẽ rất khó khăn cho bộ phận quản lý nhân sự. Chính vì vậy các thiết bị chấm công ra đời cùng với một hệ thống quản lý chuyên nghiệp là một trợ thủ đắc lực cho các công ty, doanh nghiệp…
Hệ thống chấm công bao gồm hai phần chính: máy chấm công và phần mềm chấm công. Máy chấm công là thiết bị nhận dạng thời gian chấm công của nhân viên, có khả năng quản lý đến vài trăm hoặc vài nghìn nhân viên. Máy chấm công có thể ghi nhận các thông tin quan trọng như số giờ làm việc, số công làm, số ngày nghỉ, giờ đi muộn và nhiều thông tin khác. Trong khi đó, phần mềm chấm công giúp tải dữ liệu từ máy chấm công và tổng hợp các báo cáo chi tiết từ các dữ liệu đó.
Yêu cầu chung của một hệ thống chấm công cho nhân viên
- Có khả năng ứng dụng với nhiều mô hình quản lý nhân sự, đáp ứng được các yêu cầu để đưa vào sử dụng.
- Cần tìm hiểu kỹ thiết bị để chọn được sản phẩm phù hợp với mô hình quản lý: cần xác định là quản lý bao nhiều nhân viên bao nhiêu nhân viên để tìm được thiết bị phù hợp.
- Thiết bị được đặt tại các vị trí đảm bảo thuận tiện cho việc chấm công và không cần phải tập trung tại một điểm nhằm đảm bảo không ùn tắc, chờ đợi tại các giờ cao điểm.
- Thiết bị có khả năng quản lý số người sử dụng theo yêu cầu và đảm bảo khả năng mở rộng nâng cấp.
- Đảm bảo tính chuyên nghiệp, phù hợp với thiết kế tổng thể của các khu vực lắp đặt.
- Đảm bảo kết nối với các hệ thống an toàn của như: Hệ thống báo cháy, báo động và phải có chức năng an toàn khi có sự cố. Nhằm đảm bảo tính an toàn cao nhất cho tất cả mọi người trong khi có sự cố xảy ra (hệ thống phải mở hoàn toàn khi có báo động, báo cháy hoặc khi được kích hoạt từ vị trí người quản lý tòa nhà).
- Khẳng định được quy mô, thương hiệu và sự dẫn đầu hiện đại, chuyên nghiệp trong mắt đối tác trong quy trình quản lý nhân sự.
Tổng quan về hệ thống chấm công
Một hệ thống chấm công cần phải đảm bảo các thiết bị chấm công sử dụng công nghệ xác nhận bằng vân tay, thẻ từ, thẻ giấy hay khuôn mặt. Đặc biệt không thể thiếu là 1 phần mềm quản lý chuyên dụng dùng riêng cho máy chấm công cùng các phụ kiện khác để kết nối thiết bị. Hãy cùng tìm hiểu rõ hơn về cấu tạo của hệ thống này.
Thiết bị chấm công
Thường được biết đến và sử dụng nhiều nhất là các dòng máy chấm công bằng vân tay, thẻ từ hay khuôn mặt để xác nhận thông tin nhân viên. Được dùng để điểm danh nhân viên giờ vào làm việc và kết thúc giờ làm việc. . Bằng các xác thực ID của người đó thông qua các máy chấm công. Các thông tin được lưu trữ trong bộ nhớ máy.
Là loại máy hoạt động dựa trên công nghệ sinh trắc học vân tay. Máy sử dụng các công nghệ phân tích, so sánh các dấu hiệu riêng biệt trên dấu vân tay để xác định danh tính của nhân viên khi chấm công.
Dòng này là công nghệ mới hiện nay có các ưu điểm vượt trội như chấm công nhanh. Hoạt động độc lập tốt, cài đặt dễ dàng.Ngoài ra chống được các nhược điểm như quên thẻ chấm công hộ. Chi phí đầu tư rất rẻ. Được bao gồm các bộ phận chính như:
- Bộ phận đầu vào bao gồm: Đầu đọc, cổng cấp điện, bàn phím giúp nhận diện, đồng thời thu thập thông tin dữ liệu từ người dùng;
- Bộ phận xử lý gồm bo mạch, loa, màn hình, đèn tín hiệu là nơi tiếp nhận thông tin đầu vào và lưu trữ dữ liệu người dùng;
- Bộ phận đầu ra chứa tác dụng cho dữ liệu đã được thu thập, xử lý từ máy ra ngoài nhờ các cổng kết nối, role, cổng kết nối cảm biến, cổng kết nối đầu đọc, khóa cửa, chuông điện.
Là thiết bị được sử dụng công nghệ đọc thẻ từ không tiếp xúc (thẻ RFID hoặc MIFARE). Đây là dòng công nghệ tiên tiến sau thẻ giấy, giúp doanh nghiệp chấm công nhanh hơn, chuyên nghiệp hơn. Tuy nhiên vẫn lộ các nhược điểm như hỏng mất thẻ, chấm công hộ được.
Thiết bị chấm công cho phép lưu và đọc dữ liệu thẻ lớn thích hợp để dùng cho các mô hình quản lý có nhiều nhân sự.
Công nghệ tiên tiến của khoa học công nghệ 4.0. . Thiết bị này được trang bị nhiều tính năng hiện đại cùng thuật toán nhận diện tiên tiến và độ bảo mật cao.
Với dòng máy chấm công này được chia làm 2 loại với công nghệ xác nhận sử dụng tia hồng ngoại gần hoặc ánh sáng khả kiến (Visible Light) để xác nhận thông tin. Thế nên có khả năng chấm công nhanh độ chính xác cao, thuận tiện nhưng có chi phí đầu tư lớn ban đầu.
Đây là công nghệ đời đầu sử dụng thẻ giấy và máy chấm công in mực như máy in. Xác nhận thời gian vào ra ngày công trên giấy. Tuy nhiên nó có nhiều nhược điểm như chậm, dễ sai. chấm công hộ gian lận ngày công. Chi phí lớn.
Tác dụng của máy chấm công trong thực tế
- Máy chấm công ghi nhận thời gian ra vào chính xác của nhân viên, từ đó rút ngắn thời gian chấm công nhân viên
- Dữ liệu chấm công được thể hiện trên máy chấm công chính xác, không thiên vị
- Tiết kiệm chi phí nhân sự. Mua máy chấm công có thể thay thế bộ phận nhân sự
- Mang lại không gian văn phòng sang trọng, hiện đại
- Tăng ý thức đến làm việc của nhân viên
Phần mềm quản lý
Với mỗi dòng máy chấm công đều có 1 phần mềm quản lý chuyên dụng để quán lý dữ liệu chấm công nhân viên. Đối với máy chấm công thẻ giấy thì không cần phần mềm.
Máy chấm công chỉ là thiết bị ghi nhận thời gian vào/ra của nhân viên. Muốn tổng hợp những dữ liệu thời gian đó thành những báo cáo chi tiết, đem lại hiệu quả cho doanh nghiệp thì cần có phần mềm chấm công.
Phần mềm chấm công được cài đặt trên máy tính. Máy tính được kết nối với máy chấm công thông qua đường dây mạng LAN TCP/IP. Khi dữ liệu chấm công đã được tải về máy tính, thông qua phần mềm chấm công, các dữ liệu sẽ được tổng hợp và phân tích thành các báo cáo chi tiết tùy theo chức năng của phần mềm chấm công mà xuất thành những báo cáo doanh nghiệp cần dưới dạng file Excel.
Chức năng của phần mềm chấm công
- Quản lý tổng thể nhân viên trong công ty
- Quản lý chi tiết từ thông tin nhân viên, thời gian làm việc, thử việc, quản lý theo ca,…
- Phần mềm linh động, chuyển biến tùy theo thực trạng nhân viên
- Tiết kiệm thời gian quản lý
- Nhập/ xuất dữ liệu nhanh, chính xác, dễ dàng
- Lưu trữ và bảo mật thông tin tuyệt đối
Các tính năng cơ bản của phần mềm chấm công
- Thông tin nhân viên
- Chấm công nhân viên, tổng thời gian đến làm việc của nhân viên
- Phân ca làm việc, quản lý nhân viên theo từng phòng ban dễ dàng hơn
- Đăng ký nghỉ phép, nghỉ ốm, nghỉ thai sản…
- Biết được tổng số nhân viên thời điểm hiện tại, số nhân viên nghỉ thời điểm hiện tại
Cách lấy dữ liệu chấm công vào phần mềm quản lý
- Máy chấm công kết nối với với máy tính thông qua mạng TCP/IP
- Lấy dữ liệu từ máy chấm công thông qua USB
- Lấy dữ liệu từ máy chấm công thông qua mạng Wifi
- Lấy dữ liệu từ máy chấm công thông qua cổng kết nối RS485
Phụ kiện kết nối khác
Các thiết bị phụ kiện đi kèm như: đầu đọc phụ, nút exit, bộ lưu điện, adapter…
Lợi ích của việc áp dụng hệ thống chấm công
Với việc áp dụng hệ thống chấm công này mang đến một giải pháp chấm công hiện đjai và chuyên nghiệp hơn. Đảm bảo tính chính xác và khách quan tránh những sai sốt, nhầm lẫn và gian lận trong quá trình làm việc. Hãy xem rõ hơn những lợi ích mà hệ thống này mang lại.
Tiết kiệm thời gian quản lý
Hệ thống sẽ giúp bạn thống kê và xuất các báo cáo chấm công, nhân sự một cách nhanh chóng từ đó bạn có thể kiểm soát được tình hình cũng như biến động về mặt nhân sự hiện tại của công ty qua đó có những đánh giá cần thiết đối với từng nhân viên trong công ty.
Chính xác, hiệu quả
Với hình thức xác nhận thông tin bằng dấu vân tay để xác định danh tính của từng nhân viên vì thế hạn chế tối đa việc giả mạo trong quá trình chấm công.
Nhanh chóng, thuận tiện
Các thiết bị chấm công bằng vân tay ở thời điểm hiện tại đều được trang bị phần cứng khá tốt và thời gian cho mỗi lần chấm công được giảm xuống đáng kể (dưới 1s cho một lần xác nhận).
Tiết kiệm chi phí vận hành
Hệ thống chấm công vân tay được cung cấp được kết hợp hoàn hảo giữa phần cứng (máy chấm công) và phần mềm (phần mềm chấm công cài đặt trên máy tính), các thao tác quản lý nhân sự cũng như xem báo cáo được thực hiện hoàn toàn trên phần mềm chấm công qua đó giảm tải cho nhân viên nhân sự.
Yêu cầu kỹ thuật của hệ thống chấm công
Khi triển khai thực tế hệ thống chấm công bằng vân tay sẽ đáp ứng được các yêu cầu tối thiểu sau:
- Ghi và hiển thị chính xác thời gian chấm công của từng nhân viên
- Tính được thời gian làm việc, thời gian làm thêm, thời gian đi muộn – về sớm… của từng nhân viên trong từng ngày.
- Quản lý nghỉ, ưu đãi, thông tin nhân viên.
- Đơn giản tối đa thao tác giao tiếp với máy chấm công.
- Báo cáo chấm công trực quan, chi tiết.
- Cài đặt và vận hành hệ thống đơn giản.
Sơ đồ kết nối của hệ thống chấm công
Với hệ thống chấm công 1 điểm được dùng trong văn phòng, công ty… có quy mô nhỏ. Được dùng để kết nối trực tiếp 1 máy chấm công, 1 đầu đọc + nút exit ( tùy chọn ) với phần mềm quản ý chuyên dụng. Đây là hình thức kết nối đơn giản cũng rất phổ biến hiện nay, bạn hoàn toàn có thể kết nối được.
Đây là sơ đồ kết nối thiết bị chấm công với phần mềm quản lý có đa điểm dùng cho các công ty, doanh nghiệp… có quy mô lớn với nhiều cửa hàng, chi nhánh. Với việc được kết nối nhiều thiết bị chấm công ở nhiều điểm với 1 phần mềm quản lý duy nhất. Đây là hình thức khá phức tạp để kết nối mà bạn cần những kỹ thuật viên có kinh nghiệm hỗ trợ bạn thực hiện. Hãy liên hệ với kỹ thuật viên nhiều năm kinh nghiệm của VietnamSmart qua số: 0936363595 để được hỗ trợ nếu bạn gặp vấn đề khi làm việc.
Nên lựa chọn VietnamSmart là đơn vị thi công, lắp đặt hệ thống chấm công
VietnamSmart đơn vị cung cấp các giải pháp chấm công hiện đại và chuyên nghiệp nhất hiện nay. Với các thiết bị công nghệ an ninh chất lượng sử dụng công nghệ xác nhận bằng vân tay, thẻ từ hoặc khuôn mặt. Với đa dạng mẫu mã kiểu dáng để khách hàng lựa chọn phù hợp với yêu cầu của đơn vị sử dụng.
Các sản phẩm của chúng tôi đều được đảm bảo về chất lượng, được nhập chính hãng từ nhà sản xuất. Đến từ các thương hiệu lớn về công nghệ như: Ronald Jack, ZKTeco, Wise Eye, Mita… Thế nên, chất lượng sản phẩm hoàn toàn được yên tâm cùng với mức giá tốt nhất trên thị trường. Đến với VietnamSmart, bạn sẽ không lo mua phải hàng giả, hàng kém chất lượng. các thiết bị máy chấm công đều có đầu đủ tem, nhãn.
Chế độ bảo hành 12 tháng theo quy định. Bên cạnh đó, còn có những giải pháp quản lý hiệu quả giúp các đơn vị giảm bớt áp lực khi làm việc như hệ thống chấm công, kiểm soát cửa vào/ra, kiểm soát an ninh… Liên hệ với chúng tôi để nhận ngay những tư vấn miễn phí về sản phẩm máy chấm công và hệ thống quản lý phù hợp với yêu cầu của đơn vị mình. Đội ngũ kinh doanh của chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ!!!
