Lấy số đăng ký máy chấm công khi bị mất là vấn đề mà nhiều đơn vị sử dụng thiết bị gặp phải. Số máy đăng ký chấm công (hay key) là mã số độc nhất được cấp khi mua máy chấm công. Key đăng ký là nguồn thông tin quan trọng giúp xác thực nguồn gốc thiết bị, liên hệ hỗ trợ cũng như tra cứu thông tin bảo hành.
Chính vì vậy, việc mất số đăng ký máy chấm công khiến việc kết nối với thiết bị vật lý thất bại. Trong bài viết này, hãy cùng VietnamSmart tham khảo các nguyên nhân mất Key và một số cách thức lấy lại nhanh nhất.
1. Nguyên nhân bị mất số đăng ký máy chấm công
Một số nguyên nhân phổ biến dẫn tới việc số đăng ký của máy chấm công bị mất bao gồm:
- Lưu trữ không cẩn thận: Số đăng ký thường được in trên hộp, hướng dẫn sử dụng hoặc hóa đơn mua hàng. Việc bảo quản thiết bị cũng như tài liệu không cẩn thận có thể khiến số đăng ký thất lạc.
- Thay đổi người quản lý: Việc bàn giao không đầy đủ thông tin khi luân chuyển người quản lý có thể là nguyên nhân gây mất số đăng ký. Điều này thường xảy ra tại cá tổ chức lớn hoặc có nhiều nhân viên phụ trách quản lý máy chấm công.
- Không sao lưu hoặc ghi ghép lại số đăng ký: Nhiều người không ý thức được mức độ quan trong của số đăng ký, dẫn đến việc không ghi ghép hoặc sao lưu lại thông tin và gây thất lạc.
- Máy chấm công hư hỏng: Thiết bị chấm công bị hỏng do va đập, cháy nổ hoặc do phần cứng trong trường hợp không có bản sao hoặc số đăng ký sẽ có khả năng mất dữ liệu rất cao.
2. Vì sao nên lấy số đăng ký máy chấm công khi bị mất càng sớm càng tốt?
Chỉ khi có số đăng ký đi kèm máy chấm công, thiết bị mới có thể sử dụng được hết các tính năng của thiết bị như:
- Tải thông tin nhân viên
- Tải dữ liệu chấm công nhân viên
- Thêm sửa, xóa vân tay quản lý trong hệ thống.
- Khai báo ca làm việc, tạo lịch trình cho nhân viên
- Xuất báo cáo chấm công, và tính công cho nhân viên
- Cập nhật đồng bộ giữa máy chấm công với phần mềm.
Chính vì vậy, việc lấy lại số đăng ký máy chấm công là công việc quan trọng. Ngoài việc giúp thiết bị trở lại hoạt động bình thường, việc này đảm bảo dữ liệu quan trọng không bị mất, gây gián đoạn các công việc kế toán.
3. TOP 3 cách lấy số đăng ký máy chấm công khi bị mất
- Tìm lại số đăng ký máy chấm công: Cách lấy số đăng ký máy chấm công khi bị mất dễ nhất là bạn kiểm tra trên phiếu bảo hành kèm theo máy, hoặc vỏ hộp của máy chấm công.
- Tìm lại thông tin mua hàng: Chẳng hạn như hóa đơn mua hàng, đơn hàng, biên bản bàn giao… sẽ kèm theo số đăng ký.
- Mua lại số Serial mới: Trường hợp quý khách hàng không tìm được thông tin mua hàng và mua máy ở một đơn vị khác, chúng tôi có dịch vụ lấy số đăng ký máy chấm công Ronald Jack hoăc ZKTeco, Mitaco với mức phí hợp lý.
4. Một số lưu ý khi bị mất số đăng ký máy chấm công
Để tránh mất số đăng ký từ máy chấm công, bạn nên sao lưu key dưới dạng tệp mềm và lưu trên ổ D của máy tính để đảm bảo dữ liệu chấm công không bị mất khi cài lại hệ điều hành. Ngoài ra, hãy giữ lại phiếu bảo hành và key phần mềm bằng cách chụp ảnh và lưu vào thiết bị để có thể dễ dàng tra cứu khi cần.
Nếu không may mất key, trước khi yêu cầu cấp lại, bạn nên kiểm tra xem máy chấm công còn hoạt động và có kết nối mạng ổn định hay không.
Thông thường, các đơn vị phân phối chính hãng sẽ cung cấp số đăng ký trực tiếp cho khách hàng, nên nếu mua máy từ nhà cung cấp uy tín, bạn sẽ dễ dàng lấy lại số này khi cần. Ngược lại, nếu mua máy từ các nguồn không rõ ràng hoặc trực tuyến, bạn có thể gặp khó khăn trong việc cấp lại số đăng ký.
>> Tham khảo thêm: Xử lý 7 lỗi máy chấm công phổ biến trong 5 phút
5. Cách lấy số đăng ký máy chấm công lần đầu tiên khi mới mua
5.1 Sử dụng Tool lấy số đăng ký máy chấm công
Tool là phần mềm chuyên dụng giúp khôi phục số đăng ký của máy chấm công khi bị thất lạc. Mỗi thiết bị sẽ có một số đăng ký duy nhất đi kèm, đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và xác thực. Nếu trong quá trình sử dụng, số đăng ký bị mất hoặc không được bàn giao đầy đủ, phần mềm chấm công sẽ không thể hoạt động khi cài đặt lại. Tool sẽ thực hiện quá trình quét và hiển thị số đăng ký của máy chấm công trên giao diện màn hình. Quá trình này có thể mất vài giây đến vài phút tùy vào loại máy và tốc độ kết nối.
5.2 Lấy số đăng ký chấm công từ nhà cung cấp thiết bị
Để có thể lấy lại số đăng ký bạn cần thực hiện lần lượt theo 5 bước dưới đây:
- Lắp đặt máy chấm công. Kích hoạt nguồn và kết nối dây mạng cho máy
- Tải phần mềm chấm công phù hợp với máy chấm công và đơn vị sử dụng.
- Tiến hàng khai báo máy chấm công. Nhập địa chỉ IP của thiết bị vào phần mềm lấy số đăng ký máy chấm công.
- Tiếp đó, phần mềm sẽ cung cấp cho bạn số Serial Number của máy. Bằng cách gọi số serial
- Gửi số Serial Number đến đơn vị cung cấp để lấy key chấm công và thêm vào phần mềm.
Trên đây là toàn bộ thông tin giải đáp thắc mắc của quý khách hàng cách lấy số đăng ký máy chấm công khi bị mất. Nếu vẫn còn gặp khó khăn, hãy liên hệ trực tiếp với VietnamSmart để nhận hỗ trợ nhanh nhất. Bên cạnh đó, VietnamSmart cũng chuyên cung cấp máy chấm công HN và máy chấm công TPHCM với giá tốt. Nếu có nhu cầu, hãy liên hệ với chúng tôi nhận tư vấn nhanh nhất:
- Hotline: 0936.611.372 (8h-18h kể cả T7,CN)
- Hỗ trợ kỹ thuật: 093.6363.595
- Địa chỉ HN: số 4, ngõ 173 Trung Kính, Yên Hòa, Cầu Giấy, Hà Nội
- Địa chỉ HCM: 26/2 Đường 702 Hồng Bàng – P1 – Quận 11- TP HCM
