Các lỗi thường mắc phải khi sử dụng máy chấm công

Máy chấm công là một thiết bị quan trọng trong việc quản lý chấm công, tính lương thưởng của nhân viên. Tuy nhiên, như bất kỳ thiết bị công nghệ nào khác, máy chấm công cũng không tránh khỏi những lỗi phát sinh trong quá trình sử dụng. Những lỗi này có thể gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến quá trình quản lý và tính toán lương thưởng của nhân viên. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về các lỗi máy chấm công thường gặp và cách khắc phục chúng để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả của quá trình quản lý chấm công.

7 Lỗi máy chấm công thường gặp – Bạn nên xem

Các lỗi thường gặp trên máy chấm công mà bạn cần phải biết. Biết để tránh – Biết để xử lý kịp thời. Hiện nay, việc sử dụng máy chấm công cho các doanh nghiệp, công ty, văn phòng ngày càng trở nên phổ biến. Bởi sự tiện ích của thiết bị này mang lại trong quá trình quản lý nhân sự. Giúp tiết kiệm thời gian cùng chi phí cho đơn vị sử dụng.

Bạn có thể tham khảo qua các lỗi thường gặp trên máy chấm công này xem có đang gặp phải lỗi nào không nhé.

Máy chấm công bị lỗi kết nối

Máy chấm công gặp vấn đề kết nối mạng. Đầu tiên, hãy kiểm tra lại đường truyền mạng. Sau đó, kiểm tra xem dây mạng sau máy chấm công có bị lỏng hoặc đứt không. Một cách tốt nhất là rút dây mạng ra và cắm vào máy tính để kiểm tra.

Tiếp theo, nếu không có vấn đề gì phát hiện, hãy kiểm tra cấu hình mạng của thiết bị với máy tính. Đảm bảo rằng địa chỉ IP của máy chấm công và máy tính phải cùng một dải mạng.

Cách xử lý:

• Kiểm tra địa chỉ IP trên máy chấm công: Vào Menu → Chọn Thiết lập liên kết → Chọn Ethernet. Địa chỉ IP sẽ được hiển thị ở đây.

• Thay đổi địa chỉ IP để đảm bảo cùng dải mạng với máy tính. Sau đó, hãy thử ping đến thiết bị. Bạn có thể bấm phím Windows + R, nhập “ping” và địa chỉ IP của máy chấm công (Ví dụ: ping 192.168.1.201 -t).

Nếu thông báo ping hiển thị chính xác và có kết nối với thiết bị, đó là dấu hiệu rằng việc ping thành công.

Lỗi máy chấm công không nhận vân tay

Máy chấm công gặp vấn đề không nhận diện vân tay là một lỗi phổ biến khi sử dụng máy chấm công dựa trên vân tay. Khi bạn chấm công nhưng không thành công hoặc gặp thông báo “Vân tay không hợp lệ” hoặc “Xin mời thử lại”…

Dưới đây là những phương pháp khắc phục:

• Làm ẩm ngón tay: Hãy làm ẩm ngón tay trước khi chấm công để giúp mắt đọc vân tay hoạt động tốt hơn.
• Lau sạch mắt đọc vân tay: Nếu bạn thấy mắt đọc vân tay bị bẩn, hãy lau sạch để đảm bảo hoạt động chính xác.
• Ngoài ra, còn có một số nguyên nhân khác có thể gây lỗi, như máy chấm công bị lỗi nguồn dẫn đến việc máy vẫn hoạt động nhưng không thực hiện chấm công hoặc máy vẫn hoạt động nhưng không nhận diện vân tay.

Không tính công cho nhân viên đã chấm công

Để không tính công cho nhân viên đã chấm công, bạn có thể tuân theo các bước sau:

• Đầu tiên, kiểm tra lại dữ liệu thô (dữ liệu nguồn) trong phần mềm chấm công. Nếu không có dữ liệu chấm công, có nghĩa là nhân viên đó không thực hiện chấm công.
• Nếu có dữ liệu nguồn, tiếp theo, hãy kiểm tra lại ca làm việc đã được sắp xếp đúng chưa. Hãy đảm bảo rằng ca làm việc đã được xếp đúng cho nhân viên. Đồng thời, tắt máy chấm công và tiến hành cài đặt lại.

Lỗi máy chấm công – máy chấm công sai giờ

Có thể khắc phục lỗi máy chấm công sai giờ bằng các cách sau:

Cách 1: Chỉnh sửa thời gian trực tiếp trên máy chấm công:

1. Bấm và giữ phím M/OK trong 3-5 giây để vào màn hình Danh bạ chính.
2. Click vào Hệ thống.
3. Chọn Thời gian ngày.
4. Nhập lại thời gian chính xác cho máy chấm công.
5. Bấm M/OK để lưu lại cài đặt.

Cách 2: Chỉnh thời gian bằng phần mềm máy chấm công trên máy tính:

1. Mở phần mềm chấm công trên máy tính.
2. Truy cập vào mục máy chấm công.
3. Thực hiện các hoạt động khác, như cập nhật thông tin (đảm bảo máy chấm công đã kết nối với phần mềm).
4. Tiến hành đồng bộ thời gian để đảm bảo máy chấm công được cài đặt với thời gian chính xác.

Lỗi máy chấm công bị mất dữ liệu

Kiểm tra xem liệu mất dữ liệu của một cá nhân hay toàn bộ hệ thống.

• Nếu chỉ mất dữ liệu của cá nhân hoặc một nhóm nhân viên, hãy đảm bảo rằng họ đã thực hiện chấm công đúng cách. Kiểm tra xem máy chấm công đã hiển thị thông báo “Xin cảm ơn” sau khi chấm công hay không. Đôi khi, nhân viên có thể chấm công mà máy chấm công không hiển thị thông báo đúng cách.
• Nếu toàn bộ dữ liệu bị mất, có khả năng là bạn đã thực hiện thao tác xóa dữ liệu trên phần mềm hoặc đã quên tải dữ liệu về. Trong trường hợp này, chỉ cần thực hiện tải lại dữ liệu từ máy chấm công về máy tính.

Nhớ rằng, việc khắc phục lỗi máy chấm công bị mất dữ liệu có thể phụ thuộc vào phần mềm và cấu hình cụ thể của từng hệ thống.

Máy chấm công tự kêu dù không ai chấm công

Khi dữ liệu chấm công bị nhảy lộn, không đúng ngày giờ, có thể xảy ra trường hợp nhân viên chấm công vào buổi sáng hôm nay nhưng dữ liệu chấm công lại bị nhảy lên chiều hôm trước. Đáng lưu ý là đây không phải là máy chấm công lỗi mà nguyên nhân chính là do nhân viên đã quên chấm công.

Dữ liệu chấm công nhảy lộn xộn, không ngày giờ

Chẳng hạn nhân viên chấm công vào buổi sáng hôm nay nhưng dữ liệu chấm công lại bị nhảy lên chiều hôm trước. Đây hoàn toàn không phải lỗi do máy chấm công. Nguyên nhân chính của hiện tượng trên chính là do nhân viên đó quên chấm công.

Trên đây là những lỗi thường gặp trên máy chấm công mà chúng ta cần lưu ý và khắc phục để đảm bảo việc chấm công của nhân viên được chính xác và hiệu quả. Khi gặp các lỗi này, nếu không tự khắc phục được thì bạn nên liên hệ với nhà cung cấp hoặc đơn vị sửa chữa để được tư vấn và giải quyết sớm nhất có thể. Việc bảo trì và sửa chữa định kỳ cũng là một trong những cách giúp máy chấm công hoạt động tốt nhất và kéo dài tuổi thọ của nó. Hy vọng với những thông tin vừa được chia sẻ, các bạn sẽ có thêm kinh nghiệm để sử dụng và bảo trì máy chấm công một cách hiệu quả.

Vietnamsmart tự hào là đơn vị chuyên cung cấp các sản phẩm máy chấm công chính hãng, uy tín và chất lượng. Các bạn có thể liên hệ với chúng tôi để được tư vấn giải đáp mọi thắc mắc về sản phẩm. Cũng như cách khắc phục các lỗi gặp phải. Hotline tư vấn 093.6611.372.