Trong quá trình sử dụng, máy chấm công cũng có thể gặp các lỗi phát sinh. Những lỗi này có thể gây ảnh hưởng nghiêm trọng tới quá trình quản lý và tính toán lương thưởng. Dưới đây, VietnamSmart sẽ hướng dẫn xử lý các lỗi máy chấm công thường gặp nhanh nhất.
1. Hướng dẫn xử lý 7 lỗi máy chấm công thường gặp
1.1 Máy chấm công bị lỗi kết nối
Khi máy chấm công gặp vấn đề kết nối, hãy kiểm tra lại đường truyền mạng. Sau đó, tiếp tục kiểm tra dây mạng xem có bị lỏng hoặc đứt không. Cách tốt nhất là rút dây mạng ra và cắm vào máy tính để kiểm tra.
Tiếp theo, nếu không có vấn đề gì, người dùng tiếp tục kiểm tra cấu hình mạng của thiết bị với máy tính. Hãy đảm bảo rằng địa chỉ IP của máy chấm công và máy tính phải cùng một dải mạng.
Cách xử lý:
- Kiểm tra địa chỉ IP trên máy chấm công: Vào Menu → Chọn Thiết lập liên kết → Chọn Ethernet. Địa chỉ IP sẽ được hiển thị ở đây.
- Thay đổi địa chỉ IP để đảm bảo cùng dải mạng với máy tính. Sau đó, hãy thử ping đến thiết bị. Bạn có thể bấm phím Windows + R, nhập “ping” và địa chỉ IP của máy chấm công (Ví dụ: ping 192.168.1.201 -t). Nếu thông báo ping hiển thị chính xác và có kết nối với thiết bị, đó là dấu hiệu rằng việc ping thành công.
1.2 Lỗi máy chấm công không nhận vân tay
Khôn nhận vân tay là một trong những lỗi máy chấm công phổ biến. Lúc này, sau khi đặt vân tay vào cảm biến, thiết bị sẽ thông báo “Vân tay không hợp lệ” hoặc “Xin mời thử lại”.
Để khắc phục, người dùng hãy sử dụng một số phương pháp sau:
- Làm ẩm ngón tay: Hãy làm ẩm ngón tay trước khi chấm công để giúp mắt đọc vân tay hoạt động tốt hơn.
- Lau sạch mắt đọc vân tay: Nếu bạn thấy mắt đọc vân tay bị bẩn, hãy lau sạch để đảm bảo hoạt động chính xác.
- Ngoài ra, còn có một số nguyên nhân khác có thể gây lỗi, như máy chấm công bị lỗi nguồn dẫn đến việc máy vẫn hoạt động nhưng không thực hiện chấm công hoặc máy vẫn hoạt động nhưng không nhận diện vân tay.
1.3 Không tính công cho nhân viên đã chấm công
Để sửa lỗi máy không tính công cho nhân viên đã xác thực thành công, bạn có thể tham khảo cách sau:
- Kiểm tra dữ liệu thô (dữ liệu nguồn) trong phần mềm chấm công. Nếu không có dữ liệu thì có nghĩa là nhân viên không thực hiện chấm công.
- Nếu có dữ liệu nguồn, tiếp theo hãy kiểm tra các ca làm việc đã được sắp xếp đúng chưa. Lúc này, cần đảm bảo rằng ca làm việc đã được sắp xếp đúng cho nhân viên, đồng thời tắt máy chấm công và tiến hành cài đặt lại.
1.4 Lỗi máy chấm công bị sai giờ
Có thể khắc phục lỗi máy chấm công sai giờ bằng các cách sau:
Cách 1: Chỉnh sửa thời gian trực tiếp trên máy chấm công:
- Bấm và giữ phím M/OK trong 3-5 giây để vào màn hình Danh bạ chính.
- Click vào Hệ thống.
- Chọn Thời gian ngày.
- Nhập lại thời gian chính xác cho máy chấm công.
- Bấm M/OK để lưu lại cài đặt.
Cách 2: Chỉnh thời gian bằng phần mềm máy chấm công trên máy tính:
- Mở phần mềm chấm công trên máy tính.
- Truy cập vào mục máy chấm công.
- Thực hiện các hoạt động khác, như cập nhật thông tin (đảm bảo máy chấm công đã kết nối với phần mềm).
- Tiến hành đồng bộ thời gian để đảm bảo máy chấm công được cài đặt với thời gian chính xác.
1.5 Lỗi máy chấm công bị mất dữ liệu
Kiểm tra xem liệu mất dữ liệu của một cá nhân hay toàn bộ hệ thống.
- Nếu chỉ mất dữ liệu cá nhân hoặc một nhóm nhân viên, hãy đảm bảo rằng họ đã thực hiện chấm công đúng cách. Lúc này, hãy kiểm tra xem máy chấm công đã hiển thị thông báo “Xin cảm ơn” sau khi chấm công chưa. Đôi khi, nhân viên có thể chấm công mà máy không hiển thị hoặc hiển thị không đúng cách.
- Nếu toàn bộ dữ liệu bị mất, nhiều khả năng do nhân sự đã thao tác xóa dữ liệu trên phần mềm hoặc quên tải dữ liệu về. Trong trường hợp này, bạn chỉ cần thực hiện tải dữ liệu từ máy chấm công về máy tính.
Cần lưu ý rằng, việc khắc phục lỗi máy chấm công bị mất dữ liệu có thể phụ thuộc vào phần mềm và cấu hình cụ thể của từng hệ thống.
1.6 Lỗi máy chấm công khóa bàn phím
Lỗi khóa bàn phím trên máy chấm công thường xảy ra khi người dùng tự ý tải các phiên bản phần mềm chấm công như Wise Eye. Khi các phần mềm này kết nối với thiết bị, chúng gửi một đoạn mã lên hệ thống, dẫn đến tình trạng các phím bấm trên máy chấm công bị vô hiệu hóa.
Các dấu hiệu của lỗi này bao gồm:
- Không thể sử dụng bàn phím để truy cập menu.
- Mọi phím bấm trên thiết bị không hoạt động.
- Mất dấu vân tay, không thể thực hiện đăng ký vân tay, và không chấm công được.
- Xuất hiện các lỗi như bàn phím, Authentication, v.v.
- Thiết bị vẫn nhận IP ping nhưng không thể kết nối với phần mềm chấm công do phần mềm Wise Eye tự động thay đổi địa chỉ IP và thiết lập mật khẩu kết nối, làm mất khả năng kết nối.
Để xử lý tình huống này, bạn cần mang thiết bị tới trung tâm sửa chữa hoặc đơn vị bảo hành bình thường.
1.7 Dữ liệu chấm công nhảy lộn xộn, không ngày giờ
Khi rơi vào trường hợp này, tức là máy chấm công vân tay nhảy lộn và không đúng ngày giờ, có thể xảy ra trường hợp nhân viên chấm công vào buổi sáng nhưng dữ liệu bị nhảy lên bù vào chiều ngày hôm trước. Cần lưu ý rằng, đây không phải lỗi do thiết bị chấm công mà do nhân viên đã quên chấm công. Việc xử lý vấn đề này sẽ do bộ phận chịu trách nhiệm kiểm tra và tính lương nhân sự.
Trên đây là những lỗi thường gặp trên máy chấm công mà chúng ta cần lưu ý và khắc phục để đảm bảo việc chấm công của nhân viên được chính xác và hiệu quả. Khi gặp các lỗi này, nếu không tự khắc phục được thì bạn nên liên hệ với nhà cung cấp hoặc đơn vị sửa chữa để được tư vấn và giải quyết sớm nhất có thể.
Khi mua máy chấm công tại VietnamSmart, chúng tôi sẽ hỗ trợ bảo hành 12 tháng. Do đó, trong quá trình sử dụng, nếu có vấn đề, quý khách hàng hãy liên hệ với chúng tôi để nhận hỗ trợ nhanh chóng.
- Hỗ trợ kỹ thuật: 093.6363.595
- Địa chỉ HN: số 4, ngõ 173 Trung Kính, Yên Hòa, Cầu Giấy, Hà Nội
