Máy chấm công thẻ giấy tuy đã xuất hiện khá lâu rồi nhưng vẫn được nhiều doanh nghiệp hiện nay tin chọn. Dù không được tích hợp nhiều công nghệ hiện đại nhưng chúng vẫn mang lại hiệu quả cao trong việc chấm công nhân viên cho đơn vị sử dụng. Bài viết này sẽ giúp bạn chi tiết cách sử dụng máy chấm công thẻ giấy và biết cách sử dụng dòng máy chấm công này.
Máy chấm công thẻ giấy là gì?
Máy chấm công thẻ giấy là loại máy chấm công sử dụng thẻ giấy để in giờ đến và giờ về của nhân viên trong công ty. Đây là loại máy chấm công dễ sử dụng, không cần tới việc khai báo vân tay hoặc thẻ như các dòng máy chấm công thông thường. Máy chấm công thẻ giấy là sự lựa chọn hoàn hảo cho các nhà máy thực phẩm, cơ khí hay xưởng gỗ,…có tính chất công việc dễ bị ảnh hưởng đến vân tay, khuôn mặt như vân tay dễ bị dính bụi bẩn, phải mặc trang phục bảo hộ, …
Hiện nay có 2 loại máy chấm công thẻ giấy, đó là:
- Máy in kim: sử dụng loại thẻ mỏng có lỗ khuyết và không có lỗ khuyết.
- Máy in búa: sử dụng lọai thẻ dày không lỗ khuyết, có thể sử dụng được loại thẻ mỏng
Ưu, nhược điểm của máy chấm công thẻ giấy
Ưu điểm
- Máy được thiết kế với kiểu dáng gọn nhẹ, người dùng có thể dễ dàng mang chúng theo bất kì đâu
- Dễ dàng lắp đặt và sử dụng: Với máy chấm công thẻ giấy, bạn chỉ cần đặt nó tại vị trí mong muốn để chấm công chứ chẳng cần lắp đặt đường mạng, đường điện hay kết nối với máy tính… như máy chấm công vân tay, khuôn mặt. Ngoài ra việc sử dụng dòng máy chấm công này hết sức đơn giản, chỉ cần cho thẻ giấy vào, máy sẽ in giờ chấm công lên thẻ giấy.
- Giá rẻ, giúp tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp: Giá của máy chấm công thẻ giấy thấp hơn so với máy chấm công vân tay, thẻ, khuôn mặt. Không có chi phí phát sinh.
- Tốc độ in của máy chấm công thẻ giấy khá nhanh (khoàng 1s/người)
Nhược điểm
- Chỉ có thể quản lý được số lượng nhân viên không quá lớn từ 200 đến 500 nhân viên.
- Độ bảo mật thấp do người dùng hoàn toàn có thể nhờ người khác chấm công hộ được.
- Sử dụng thẻ giấy nên dễ bị rách, ướt
- Tốn kém thêm các chi phí mua mực in, giấy..
Nếu doanh nghiệp bạn đang muốn sử dụng máy chấm công thẻ giấy để tiết kiệm chi phí, hãy tham khảo ngay Top 5 máy chấm công thẻ giấy giá rẻ đáng mua nhất để có sự lựa chọn tốt nhất
Hướng dẫn sử dụng máy chấm công thẻ giấy
Hiện nay máy chấm công thẻ giấy Ronald Jack được sử dụng phổ biến, chính vì vậy chúng tôi sẽ hướng dẫn các bạn sử dụng dòng máy chấm công này.
Hướng dẫn cài đặt máy chấm công Ronald Jack
- Mở khóa
- Mở nắp
- Trên màn hình LCD hiển thị chữ P1
Ở phía mặt trong của nắp có các phím chức năng
- F1 đên F5 là các phím chức năng.
- Phím E là phím Enter
- Phím PRO là để lựa chọn chương trình (P1 đến P3)
- Phím + là để tăng 1 giá trị
- Phím – là để giảm 1 giá trị
Cài đặt ngày tháng năm đúng theo giờ hiện tại
Bước 1: Nhấn phím F1. Khi đó trên màn hình hiện những số theo thứ tự Năm – Tháng – Ngày – Thứ. Giả sử trên màn hình hiển thị 20 08 11, Tue (thứ ba, ngày 11 tháng 01 năm 2020), lúc này 20 (năm 2020) nhấp nháy –là số đang ở chế độ cài đặt
Bước 2: Lúc này bạn cài đặt lại ngày tháng năm (Giả sử ngày 14 tháng 02 năm 2020) bằng cách
- Nhấn phím E (Enter), nhấp nháy chuyển sang 01 (tháng 01). Nhấn tiếp phím + thì 01 chuyển sang 02.
- Tiếp tục nhấn phím E, nhấp nháy chuyển sang 11(ngày 11). Nhấn tiếp phím + để 11 chuyển sang 14
- Tiếp tục nhấn phím E, nhấp nháy chuyển sang thứ Tue. Nhấn tiếp phím + Tue để chuyển sang Thu
Cài đặt giờ
Nhấn F2. Lúc này trên màn hình hiển thị “Kiểu hiển thị giờ” – Giờ – Phút
Ví dụ: 24 16 50 – Kiểu hiển thị 24 giờ – 16 giờ 50 phút. Bạn cài đặt lại thành 09 giờ 16 phút bằng cách: Trên màn hình số 24 giờ nhấp nháy (nếu chọn kiểu hiển thị 24 giờ), bạn nhấn phím E để nhấp nháy chuyển sang 16(16 giờ). Lúc này bạn nhấn phím – cho đến khi được số 09 rồi nhấn phím E để chuyển sang 50 (50 phút). Tiếp theo nhấn tiếp phím – để đến số 16 rồi nhấn phím E là được
Cài đặt thời gian đổ chuông
Bạn nhấn phím PRO, màn hình sẽ chuyển sang P2. Lúc này hãy nhấn phím F1. Màn hình xuất hiện 01 66 66 (01: Số thự tự chương trình chuông, 66 66: giờ và phút)
Ví dụ bạn cài 7h50 và 11h30 đổ chuông bằng cách:
- Nhấn phím E để nhấp nháy chuyển từ 01 sang 66, nhấn phím + để được 07
- Nhấn phím E để nhấp nháy chuyển sang 66, nhấn phím + để được 50. Sau đó nhấn phím E 2 lần để màn hình chuyển sang 02 66 66 để cài đặt hồi chuông thứ 2
- Khi đó nhấn phím E để nhấp nháy chuyển từ 02 sang 66, nhấn phím + để được 11.
- Nhấn phím E để nhấp nháy chuyển sang 66, nhấn phím + để được 30. Cuối cùng nhấn phím E 2 lần để màn hình chuyển sang 03 66 66
Bấm phím + (cộng) để được 10 và nhấn phím E để lưu lại – Lúc này màn hình không hiện gì cả
Các bước cài đặt đổi màu ruy băng
Ví dụ bạn cài đặt 07h51 ruy băng sẽ in màu đỏ, 11h30 ruy băng sẽ in màu xanh
Đầu tiện bạn nhấn phím PRO để màn hình xuất hiện P2. Sau đó nhấn phím F3
Màn hình xuất hiện 01 66 66 (01 là số thứ tự chương trình, số lẻ là màu mực đỏ, số chẵn là màu mực đen, số 66 66 chỉ giờ và phút). Lúc này số 01 đang nhấp nháy, bạn nhấn E để nhấp nháy chuyển sang 66 sau đó nhấn phím + để được 07. Tiếp tục nhấn phím E, nhấp nháy chuyển sang 66 kế tiếp, nhấn phím + để được 31. Tiếp tục nhấn phím E 2 lần nữa màn hình xuất hiện 02 66 66. Bạn tiếp tục cài đặt giờ in màu đen (hoặc xanh) 11h30. Khi đ số 02 nhấp nháy, bạn nhấn phím E để nhấp nháy chuyển sang 66 sau đó tương tự như các bước ở trê.
Hướng dẫn cài đặt giờ dịch cột
Vi dụ cài đặt 06h30 bắt đầu dịch chuyển sang cột 1 (IN), 10h30 bắt đầu dịch chuyển sang cột 2 (OUT)
Bạn nhấn phím PRO để được P2. Sau đó nhấn F4 thì màn hình xuất hiện 66 66 66 chỉ thị vị trí cột, giờ và phút. Số 66 đầu tiên chỉ thị vị trí cột, nếu bạn nhấn phím + hoặc – nó sẽ thay đổi như sau:
- 11 chỉ thị cột 1
- 12 chỉ thị cột 2
- 13 chỉ thị cột 3
- 14 chỉ thị cột 4
- 15 chỉ thị cột 5
- 16 chỉ thị cột 6
Khi đó số 66 đầu tiên sẽ nhấp nháy, bạn nhấn phím + để được 11. Sau đó bạn nhấn phím E để nhấp nháy chuyển sang 66 kế tiếp rồi nhấn phím + để được 06. Tiếp tục nhấn phím E, dấu nhấp nháy chuyển sang số 66 cuối cùng, nhấn phím + để được 30 rồi nhấn phím E 2 lần nữa để hoàn tất cột 1. Khi đó màn hình xuất hiện 66 66 66. Lúc này bạn cài đặt cột 2 theo các bước tương tự như trên.
