Backup dữ liệu máy chấm công là thao tác quan trọng nên được thực hiện định kỳ để lưu trữ thông tin chấm công. Thao tác này đảm bảo tổ chức không mất dữ liệu quan trọng trong quá trình đánh giá nhân sự. Để biết cách sao lưu dữ liệu từ máy chấm công, hãy tham khảo bài viết này của VietnamSmart!
1. Vì sao nên backup dữ liệu máy chấm công?
Máy chấm công là công cụ quản lý thời gian quan trọng trong doanh nghiệp, giúp đơn giản hóa việc thanh toán lương và tiết kiệm thời gian cũng như nguồn lực.
Tuy nhiên, dữ liệu trong máy chấm công hoàn toàn có thể bị thất lạc hoặc bị xâm nhập bởi hacker. Một số nguyên nhân gây ra vấn đề này bao gồm gặp sự cố phần mềm/cứng, tấn công bởi virus hoặc hacker, hệ thống gặp sự cố…
Khi mất dữ liệu, doanh nghiệp cần nhiều thời gian và công sức để khôi phục và đối mặt với nguy cơ sai sót khi tính lương, rủi ro pháp lý.
Bên cạnh đó, việc sao lưu dữ liệu cũng giúp tổ chức:
- Bảo mật dữ liệu của nhân viên.
- Hỗ trợ phân tích, lập báo cáo và ra quyết định quản lý, đánh giá nhân sự.
2. Các bước backup dữ liệu máy chấm công chi tiết
2.1 Chọn phương pháp sao lưu
Trước khi sao lưu dữ liệu, bạn cần chọn phương pháp phù hợp như sao lưu tại chỗ (local backup) hoặc trên đám mây (cloud backup).
2.2 Tạo lịch sao lưu dữ liệu
Nên tạo lịch sao lưu định kỳ để đảm bảo dữ liệu được lưu trữ thường xuyên. Tần suất và thời gian backup dữ liệu máy chấm công phụ thuộc vào mức độ quan trọng của dữ liệu.
2.3 Lưu trữ dữ liệu đã sao lưu
Sau khi sao lưu dữ liệu, người dùng cần lưu trữ tại khu vực an toàn. Bạn có thể dùng đĩa cứng, USB hoặc phương pháp lưu trữ đám mây.
3. Hướng dẫn backup dữ liệu máy chấm công Wise Eye và Ronald Jack
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn backup dữ liệu máy chấm công trên 2 phần mềm phổ biến là Ronald Jack và Wise Eye.
Trên thanh menu chính, hãy lựa chọn mục “Trợ giúp”. Từ đó, một danh sách các tùy chọn sẽ xuất hiện, bao gồm “Sao lưu dữ liệu”, mục này nằm ở vị trí thứ hai trong danh sách.
Một cửa sổ mới sẽ mở ra, yêu cầu bạn nhập các thông tin cần thiết:
- Trường đầu tiên: Nhập đường dẫn nơi bạn muốn lưu file sao lưu.
- Trường thứ hai: Điền tên tài khoản.
- Trường cuối cùng: Nhập mật khẩu.
Sau khi đã nhập đầy đủ thông tin, nhấn “thực hiện” để bắt đầu quá trình sao lưu. Trong thời gian này, hãy tránh thực hiện bất kỳ thao tác nào khác trên máy. Quá trình này có thể mất vài phút.
Khi việc sao lưu hoàn tất, một thông báo sẽ xuất hiện với dòng chữ “Export thành công”, xác nhận rằng backup dữ liệu máy chấm công đã thành công.
4. Khôi phục lại dữ liệu đã sao lưu trước đó trên máy chấm công
Trong trường hợp, bạn muốn lấy lại dữ liệu đã mất (nhưng đã tiến hành sao lưu trước đó) thì hoàn toàn có thể. Tuy nhiên, nếu chưa sao lưu, bạn không thể lấy lại dữ liệu khi bị thất lạc.
Để khôi phục lại dữ liệu mất (đã được sao lưu), bạn có thể thực hiện theo các bước sau:
- Đăng nhập vào phần mềm, điền đầy đủ thông tin yêu cầu, sau đó chọn mục “Thiết lập”.
- Một cửa sổ mới xuất hiện, người dùng cần nhập đủ thông tin theo yêu cầu để thực hiện khôi phục dữ liệu. Tại đây, chọn tiếp “Tạo cơ sở dữ liệu”.
- Tiếp tục điền vào đầy đủ thông tin yêu cầu, sau đó nhấn “Thực hiện”.
- Quá trình khôi phục dữ liệu sẽ bắt đầu. Trong thời gian này, bạn nên tránh thực hiện các thao tác khác.
- Khi dữ liệu đã được khôi phục, thông báo “Import thành công” sẽ xuất hiện trên màn hình.
Như vậy, VietnamSmart đã hướng dẫn bạn đọc cách backup dữ liệu máy chấm công chi tiết. Chúng tôi hy vọng rằng quý khách đã tự thực hiện được các thao tác trên. Nếu gặp khó khăn, hãy liên hệ trực tiếp với VietnamSmart qua hotline để nhận tư vấn nhanh chóng.
