Xử lý dữ liệu từ máy chấm công là thao tác quan trọng nhằm mục đích tổng hợp ngày công của toàn bộ nhân sự trong một tháng. Vậy, cách xử lý dữ liệu chấm công khoa học như thế nào? Tìm hiểu chi tiết trong bài viết của VietnamSmart.
1. Nguyên tắc xử lý dữ liệu từ máy chấm công
Mục đích của việc xử lý dữ liệu từ máy chấm công là tính toán số giờ làm việc của nhân viên trong tháng chính xác. Với dữ liệu chấm công, kế toán viên cần lưu ý tới các thông số quan trọng sau:
- Mã nhân viên: Phải được sắp xếp theo hàng dọc và không có dòng trống.
- Số ngày làm việc trong tháng: Phải phản ánh chính xác số ngày làm việc của nhân viên, bao gồm cả ngày nghỉ lễ và nghỉ bù.
- Giờ vào và giờ về: Phải được ghi lại bằng thời gian máy chấm công ghi nhận hàng ngày, với mỗi ngày chỉ tính một lần chấm vào và một lần chấm về.
Để đảm bảo sự chính xác, nhân sự cần tuân thủ các tiêu chí trên khi xử lý dữ liệu từ máy chấm công. Đây cũng là là cơ sở quan trọng để đảm bảo tính toán lương thưởng và quản lý nhân sự hiệu quả.
2. Hướng dẫn xử lý dữ liệu từ máy chấm công chuyên nghiệp và hiệu quả
2.1 Xuất dữ liệu chấm công ra file Excel
Sau khi tải dữ liệu chấm công về máy tính, kế toán cần kiểm tra kỹ để đảm bảo thông tin và dữ liệu tuân thủ nguyên tắc xử lý dữ liệu. Nếu có sự sai lệch, nhân sự cần chỉnh sửa để có được bảng dữ liệu hoàn chỉnh.
>> Tham khảo thêm: Hướng dẫn xuất báo cáo chấm công từ phần mềm, thiết bị ra file Excel chi tiết.
2.2 Cấu trúc bảng dữ liệu
Để theo dõi thông số hiệu quả, bạn có thể tham khảo cách sắp xếp khoa học sau:
- Ngày và tháng: Thông tin này được đặt ở cột ngoài cùng để thực hiện việc chỉnh sửa thuận tiện.
- Số ngày làm việc trong tháng: Trong trường hợp công ty tính lương từ ngày 26 tháng trước đến ngày 25 tháng hiện tại, hãy sử dụng hàm Date. Đánh dấu ngày 27 trở đi như là ngày của tháng tiếp theo trong bảng tính công.
- Mã nhân viên: Mỗi mã nhân viên được đặt trên 1 dòng và không có dòng nào trắng (không có dữ liệu).
- Ngày trong tuần: Sử dụng hàm Choose và Weekday để xác định ngày trong tuần. Bạn cũng có thể tô màu để phân biệt giữa ngày làm và ngày nghỉ.
- Thời gian bắt đầu và kết thúc: Bạn có thể quy định cột 1 là thời gian bắt đầu, cột 2 là thời gian kết thúc. Một ngày đầy đủ phải bao gồm cả hai giá trị này.
2.3 Lọc và lấy dữ liệu cần thiết
Trong bảng Excel cuối cùng, bạn nên áp dụng chức năng Lọc dữ liệu (Data/Filter) để loại bỏ các hàng trống ở cột mã nhân viên. Tiếp theo, hãy sử dụng chức năng Dán đặc biệt (Paste Special/Value) để dán dữ liệu mà bỏ qua các hàng trống. Đây cũng là bước quan trọng trong cách xử lý dữ liệu từ máy chấm công để tránh nhầm lẫn ở các bước tiếp theo.
2.4 Tính ngày công
Bạn nên thêm một cột mới trong đó mỗi ngày sẽ tương ứng với một cột riêng biệt (lưu ý rằng thứ và ngày cần khớp nhau). Mục đích của cột này là xác định số giờ làm việc trong mỗi ngày.
- Công thức để tính số giờ làm việc trong ngày là: Số giờ làm = Giờ ra – Giờ vào.
- Giờ ra được tính theo tổng số phút tương ứng với thời điểm chấm công ra = (Số giờ * 60 + Số phút)/60.
- Tương tự, Giờ vào tính bằng tổng số phút tại thời điểm chấm công vào = (Số giờ * 60 + Số phút)/60.
Lưu ý: Có khả năng kết quả sẽ trở thành một số âm trong trường hợp nhân viên quên chấm công vào và chỉ chấm công ra.
2.5 Tổng hợp kết quả chấm công
Một ngày làm đủ công được xác định khi kết quả phép trừ giữa giờ ra và giờ vào lớn hơn hoặc bằng 8.
- Trường hợp nhân viên quên chấm công, mặc định sẽ coi như kết quả là 0.
- Tổng số ngày công được tính là tổng số ngày chấm đủ công cộng với số ngày nhân viên quên chấm công. Điều này tuân theo quy định công ty, quên chấm công có thể vẫn được coi là một ngày công hoàn toàn hoặc nửa ngày công.
- Số ngày nghỉ được xác định bằng cách lấy tổng số ngày trừ đi số ngày có chấm công và trừ số ngày nghỉ theo quy định (thứ Bảy, Chủ Nhật).
- Đi muộn được xác định dựa trên thời điểm chấm công vào, và so sánh với giờ vào chuẩn của công ty.
Sau khi định ra công thức tính đi muộn, bạn có thể kéo công thức này xuống để áp dụng cho các nhân viên khác. Kết quả cuối cùng là xác định số ngày công của mỗi nhân viên. Từ bảng này, kế toán sẽ biết cách tính lương từ máy chấm công hiệu quả hơn.
2.6 Tối ưu hóa dữ liệu
Để tối ưu hóa quá trình xử lý dữ liệu từ máy chấm công, bạn nên sử dụng Visual Basic for Applications (VBA) để lưu thông tin đã xử lý và kết quả tính toán vào một Bảng sao chép (Copy Sheet). Bảng xử lý này sau đó có thể được áp dụng cho các tháng tiếp theo mà không làm thay đổi kết quả của tháng trước đó.
Bạn cũng có thể dùng VBA để ẩn hoặc hiển thị các phần khác nhau của bảng. Dữ liệu chấm công theo giờ và dữ liệu để tính công làm việc sẽ được hiển thị khi cần thiết. Mục tiêu chính của bạn là có được kết quả tính công, vì vậy bạn chỉ cần truy cập thông tin cụ thể khi cần.
Tổng kết lại, với 6 bước trên, bạn đã có thể tự xử lý dữ liệu từ máy chấm công nhanh chóng và khoa học. Tuy nhiên, nếu trong quá trình còn gặp khó khăn, quý khách cũng có thể liên hệ trực tiếp với VietnamSmart để nhận giải đáp – hỗ trợ nhanh chóng.
